Сортировка и группировка информации

Отчёты, в отличие от форм, предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию с помощью диалогового окна Сортировка и группировка, которое вызывается специальной кнопкой:

В окне Сортировка и группировка в левом столбце «Поле/выражение» можно определить до 10 полей или выражений, которые могут быть использованы в отчёте для группирования данных (см. рис. 30 и 32). Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп. В правом столбце указывается порядок сортировки данных по выбранному полю (по умолчанию – по возрастанию).

В отчёте должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчёт эти разделы, следует установить для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да в окне Сортировки и группировки.

3.4. Примеры конструирования отчётов

Пример 1. Разработать отчёт о продажах каждого товара. В отчёт вывести сведения о названии, цене товара, об объёмах и стоимости проданной партии товара, а также итоговые значения о продажах каждого товара и о продажах всего магазина.

Выполнение:

1. Так как в отчёт требуется вывести сведения из разных таблиц БД «Магазин», нужно создать запрос для отчёта, в котором объединить поля: Название и Цена товара (ТОВАР), Количество (ПРОДАЖИ), затем создать вычисляемое поле Стоимость партии по формуле:

= ТОВАР! Цена * ПРОДАЖИ! Количество.

2. Выбрать режим создания отчёта – Конструктор, задать в качестве источника данных созданный в п.1 запрос.

3. Ввести заголовок всего отчёта и отдельной страницы: ввести свободные элементы – надписи в соответствующих разделах (раздел заголовка отчёта и верхнего колонтитула). Оформить их шрифтами, размерами букв, выравниванием.

В разделе верхнего колонтитула выполнить вывод текущей даты:

- ввести элемент Поле, удалить надпись этого элемента;

-

- выбрать маску вывода даты с помощью Мастера масок (на рис.) или задать формат поля на вкладке Макет – Средний формат даты.

4. Сгруппировать данные по полю Название товара

- вызвать окно команды Сортировка и группировка кнопкой ;

- заполнить окно соответствующими параметрами, как показано на рис. 30.

5. Оформить заголовок группы – перетащить поле группы (Название) в область заголовка группы, задать параметры форматирования надписи и элемента управления.

G Примечание. В оформлении заголовка группы Надпись поля может отсутствовать, часто бывает достаточно только вода содержимого самого поля.

6. Заполнить раздел области данных:

- перетащить поля Название, Цена, Количество, Стоимость в область данных,

- оформить шапку всей таблицы, для чего надписи полей разместить в разделе заголовка страницы (верхний колонтитул) – переместить их с помощью буфера обмена из области данных в раздел заголовка;

- отформатировать надписи заголовка таблицы и поля области данных;

- выровнять надписи по горизонтали – выделить их с помощью кнопки Выбор объектов и выполнить команду Формат † Выровнять † по

верхнему краю.

G Примечание. Высота области данных определяет расстояние между строками в отчёте. Следует уменьшить размер области данных почти до высоты размещения в ней полей.

7. Для улучшения внешнего вида провести линии по верхнему (можно и по нижнему) краю группы. Подчеркнуть при необходимости заголовки кнопкой Линия панели элементов.

8. В разделе Примечание группы подвести итоги по группе данных:

ü вычислить количество записей в группе:

– задать свободное поле с надписью (элемент управления Поле);

– в поле ввести вычисляемое выражение (в окне свойств – Данные с помощью Построителя выражений) = Count (ТОВАР! Цена);

– аналогичным образом ввести элемент Поле для подсчёта общего количества проданных товаров: = Sum (ПРОДАЖИ! Количество);

– ввести элемент Поле для подсчёта общей стоимости проданных товаров: = Sum (СТОИМОСТЬ к отчёту! СтоимостьПартии).

G Примечания.

· Таким же образом можно подвести итоги по странице (область Нижнего колонтитула) и по всему отчёту (раздел - Примечание отчёта).

· При использовании итоговых функций нельзя ссылаться на вычисляемые поля таблицы, нужно задавать вычисляемое выражение в качестве аргумента функции полностью, например:

=SUM(ТОВАР! Цена*ПРОДАЖИ! Количество),

(лучше вычисления выполнять в специальном запросе для отчёта).

9. Проставить нумерацию страниц отчета:

- выбрать в меню Вставка команду Номера страниц;

- указать формат номера страницы и его расположение;

G Примечание. В примере, приведённом на рис.32, номера страниц расположены в верхнем колонтитуле, т.к. данных контрольного примера недостаточно для нескольких страниц.

По этой же причине и итоги по всему отчёту выведены на первой странице.

10. В отчётах, так же как и в формах, можно использовать внедрённые объекты (чаще всего рисунки или диаграммы).

Рис. 32.

Результат выполнения примера 1

(в режиме Конструктора и

в режиме Предварительного просмотра. и т.д. …..