Запросы

Филиал в г. Набережные Челны

А.Н.Асанова

Учебное пособие

Набережные Челны

УДК 681.3.06

А.Н. Асанова. Работа с базой данных в MS Access.

Учебное пособие. Набережные Челны: КГУ, филиал в г. Набережные Челны, 2005, 56с.

Учебное пособие предназначено для изучения раздела информатики по теме «Системы управления базами данных» студентами экономических специальностей и является вторым этапом в изучении этого материала (первый этап изложен в учебном пособии «Проектирование и создание базы данных в MS Access»),

В настоящем пособии описывается продолжение создания базы данных, а именно, проектирование и создание запросов, конструирование различных форм и отчётов, основы практического использования созданной базы данных, работы с объектами базы данных.

Данное пособие знакомит с основными средствами СУБД MS Access методом демонстрации примеров и указаний к их выполнению. Как показала практика, такой подход является наиболее действенным и позволяет быстро познакомиться и максимально эффективно использовать средства MS Access.

Брошюра содержит контрольные вопросы и задания для выполнения самостоятельной работы по изложенному материалу.

Ил.: 36; Библиогр. 5 назв.

Рецензенты:

канд. физ.-мат. наук, доцент Товштейн М.Я.,

(каф. Математики и информатики фКГУ),

канд. физ.-мат. наук Фукин И. А.,

(каф. Экономической кибернетики КГУ)

© Асанова А.Н., 2005

© Казанский государственный университет,

Филиал в г. Набережные Челны, 2005 г.

Содержание

стр.

Работа с базой данных. 4

1.. Запросы. 4

1.1. Создание запроса. 5

1.2. Запрос на выборку. 7

1.3. Параметрический запрос. 11

1.4. Запросы с вычисляемыми полями. 12

1.5. Итоговые запросы. 15

1.6. Перекрестный запрос. 19

1.7. Запросы на изменение данных в таблицах. 21

Задания по теме «Запросы». 27

2.. Формы. 27

2.1. Создание формы. 28

2.2. Редактирование формы. 32

2.3. Формы для связанных таблиц. 33

2.4. Связывание форм с помощью командных кнопок. 37

2.5. Создание многостраничных форм. 40

Задания по теме «Формы». 40

3.. Отчёты. 41

3.1. Создание отчета. 41

3.2. Элементы управления в отчете. 44

3.3. Сортировка и группировка информации. 45

3.4. Примеры конструирования отчётов. 45

3.5. Создание почтовых наклеек. 52

3.6. Просмотр и печать отчёта. 52

Задания по теме «Отчёты». 53

Контрольные вопросы. 53

Литература. 54

Приложение 1. Кнопки панели элементов управления. 55

Работа с базой данных

База данных (БД) обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый поиск нужных данных. Создание и сопровождение БД осуществляется с помощью системы управления базами данных (СУБД). В настоящее время промышленным стандартом СУБД является Microsoft Access.

СУБД позволяет создать БД, загрузить её данными, находить, просматривать и распечатывать необходимую информацию с помощью специально созданных объектов: запросов, форм и отчётов.

Проектирование логической структуры базы данных, реализация этой структуры в виде реляционных таблиц, а также заполнение этих таблиц данными было описано в [1]. Этот материал сопровождался примером на основе предметной области «Работа магазина». Была разработана и создана база данных «Магазин», в которую были введены данные контрольного примера. В этой брошюре все примеры по созданию и работе с объектами базы данных будут опираться на БД «Магазин».

Запросы

Одним из основных назначений реляционных баз данных является быстрый поиск хранящейся в них информации. Простейший поиск информации и фильтрация данных в таблицах были рассмотрены в [1]. Более мощным инструментом поиска информации в базе данных являются запросы. Запросами называют задания, формулируемые по отношению к базе данных в виде условия.

Запрос – выбор из базы данных информации по определенному критерию поиска (условию).

Запрос – это объект

базы данных, допускающий многократное использование

Результат запроса –

представленный в табличном виде набор данных.

Запросы могут быть созданы как в режиме Конструктора, так и с помощью Мастера запросов. Запросы позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из одной или нескольких связанных таблиц.

MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

§ запросы по образцу (Query By Example - QBE). Запросы создаются с помощью заполнения специального бланка в окне проектирования запроса;

к ним относятся: – запрос на выборку;

- перекрестный запрос;

- запрос на создание таблицы;

- запрос на обновление;

- запрос на добавление записей;

- запрос на удаление записей.

§ программируемые запросы (Structured Query Language[1] – SQL) определяются с помощью специального языка SQL, операторов и функций этого языка.

G Примечание. При выполнении QBE -запросов они транслируются в соответствующие SQL -запросы.