Описание предметной области. Антикафе является общественным пространством, в котором все бесплатно, кроме времени

Антикафе является общественным пространством, в котором все бесплатно, кроме времени. Данные организации занимаются деятельность по организации приятного времяпрепровождения, развлечений и мероприятий. Как правило, антикафе представляет собой один большой зал или несколько комнат с уютным домашним интерьером, в котором гости свободно перемещаются, сами делают себе напитки. Эти помещения необходимо рассматривать как некий ресурс, потому что разные мероприятия имеют собственные требования для проведения, и задача состоит в том, чтобы распределить ресурс по максимально выгодному принципу. Обычно, в антикафе существует зона угощений, где гости могут сделать себе чай, кофе, взять сладости. Оплачивается только время пребывания в антикафе, причем единица расчета времени — одна минута. В антикафе посетители отдыхают, общаются, посещают мероприятия. В большинство антикафе можно приносить свою еду и напитки. Следует регистрировать посетителей в базе, при чем стоит ввести карты постоянных клиентов, чтобы знать какой процент новой аудитории привлекается на то или иное мероприятие.

Таким образом, применив один из общепризнанных способов группировки бизнес-процессов организации, выделяя управляющие, обеспечивающие и основные, получаем следующее:

Рисунок 1 - Декомпозиция бизнес-процессов первого уровня

Интересующий нас процесс планирования относится к управляющим бизнес-процессам. На вход в данную группу процессов подается информация о реализованных товарах и услугах в виде отчетности из обеспечивающих бизнес-процессов, на основе которой и производится планирование (Рисунок 1). При этом данная информация представлена в виде тетради, куда записываются посещения клиентов. В свою очередь на выход из данной группы бизнес-процессов подаются планы деятельности. Управляющие бизнес-процессы задействуют широкий перечень ресурсов, имеющихся у организации (персонал, информационный, временной, финансовый, материальный ресурсы).

Рассмотрев Управляющие бизнес-процессы, становится возможным более точно определить задействованные ресурсы и характер взаимосвязи данных бизнес-процессов (Рисунок 2). Бизнес-процесс стратегического планирования получает отчетность, далее задействовав ресурсы, производит планы деятельности (что по длительности занимает от 2-х до 3-х дней).

Рисунок 2 - Декомпозиция блока управляющих бизнес-процессов

Что касается процесса планирования графика мероприятий, то он является достаточно трудоемким, так как задействует нескольких сотрудников и требует вовлечения остальных ресурсов организации для оценки всех факторов для принятия решения.

На данный момент, без автоматизации, процесс планирования представляет из себя следующее:

1) Формируется список возможных для проведения мероприятий;

2) Собираются сведения о прибыли с мероприятий за прошлые периоды (данные берутся из журнала, существующего в форме обычной тетради);

3) Формируется список занятых дней тематическими мероприятиями с определенной датой;

4) На основе экспертного мнения остальные мероприятия расставляются в свободные дни;

5) План мероприятий утверждается с ведущими и администрацией.

6) Публикуется афиша мероприятий.

Чтобы ознакомиться с процессом планирования в более детальном варианте, обратимся к диаграмме декомпозиции бизнес-процесса в нотации IDEF3 (Рисунок 3). Очевидно, что на диаграмме в подробностях представлена логика, в соответствии с которой протекает стратегическое планирование, где почти каждый процесс требует участия работника.

Рисунок 3 - Декомпозиция бизнес-процесса " Стратегическое планирование" на отдельные работы

По мнению работников и экспертов, этапы 2, 3, и 4 из вышеперечисленных являются наиболее трудоемкими. Экспертная система может автоматизировать все эти этапы.

Планирование графика мероприятий является типовой задачей, которая выполняется с заданной периодичностью. Планирование графика мероприятий опирается на логический анализ результатов за предыдущие периоды, потому как необходимо учитывать посещаемость мероприятий в зависимости от воздействия совокупностей различных факторов. Процесс планирования помимо логического анализа опирается на метод экспертных оценок (мнения экспертов, в данном случае, – это мнения завсегдатаев антикафе и руководящего состава организации). Следовательно, решаемая задача не может быть отнесена к слишком сложным, но и не является простой. ООО " Три кита" начало свою деятельность сравнительно недавно (июль 2014 года) в таких условиях, что на рынке уже работали 2 подобных заведения. По этой причине решение задачи составления графика мероприятий влияет на потенциальную способность антикафе привлечь как можно большее число посетителей. Согласно вышеуказанному, руководствуясь критериями Уотермена, можно сделать вывод, что для решения задачи следует привлечь экспертную систему.

Таким образом, при использовании экспертной системы декомпозицию управляющих бизнес-процессов можно представить следующим образом (Рисунок 4). По большому на данном этапе декомпозиции не замечается кардинальных изменений. Однако дополнительный ресурс " Информационная система" практически полностью разгружает сотрудников, задействуя необходимый минимум ресурсов организации (материальный в качестве одного компьютера и информационный в виде БД, хранящейся на том же компьютере).

Рисунок 4 - Декомпозиция блока управляющих бизнес-процессов при условии внедрения экспертной системы

Эффект от внедрения экспертной системы следует оценивать на более низком уровне декомпозиции (Рисунок 5). Поскольку для адекватной работы системе необходима статистическая информация, то в программу закладывается блок ведения учета посещений. Именно данный блок является место хранения статических знаний. В конечном итоге график мероприятий, сформированных системой может уточняться и корректироваться сотрудниками вручную в случае непредвиденных обстоятельств, которые стали значимы после создания плана (например, болезнь ведущего, аренда помещения, неполадки оборудования).

Рисунок 5 - Декомпозиция бизнес-процесса " Стратегическое планирование" на отдельные работы при условии внедрения экспертной системы

1.2 Определение цели

Цель создания экспертной системы «DK-PROJECT» - сократить время, затрачиваемое на составление графика мероприятий, и повысить его качество. Таким образом, при помощи составленного графика можно добиться максимальной посещаемости, а, следовательно, роста прибыли.