Организационные отношения в системе менеджмента. Факторы эффективного функционирования организации

Имеется два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее производство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и ко­ординации задач.

Организовывать — это значит разделять целое на части и делегиро­вать выполнение общей управленческой задачи нижестоящим уровням путем распределения ответственности, полномочий, а также установле­ния взаимосвязей между различными видами работ. С этой целью долж­ны быть четко определены права, обязанности и ответственность струк­турных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний распорядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также их подчиненностью. Горизонтальное разделение осуществляется по функциональным подразделениям.

Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий.

Делегирование означает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их вы­полнение. Цели делегирования:

— разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от теку­щей работы и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;

— повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

— активизировать человеческий фактор, т.е. как можно больше за­интересовать работников общими задачами предприятия.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Делегирование реализуется только в случае принятия полно­мочий, и собственно ответственность не может быть делегирована.

Полномочия являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри органи­зации эти пределы обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде, или передаются подчиненному устно. Выделяют линейные и штабные полномочия.

Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации, по которой передается цепь команд (сверху вниз) и отчетная информация (снизу вверх).

В иды штабных полномочий:

1 РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ. линейное руководство будет обращаться за консультациями к консультативному аппарату, когда потребуются его знания. Но линейные руководители не обязаны так поступать. Они могут, по своему выбору, решить проблему, даже не ставя аппарат в известность.

2. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ СОГЛАСОВАНИЯ решения. линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем предпринять действия или представить предложения высшему руководству. Однако линейные руководители не обязаны следовать рекомендациям аппарата.

3. ПАРАЛЛЕЛЬНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ. Целью является установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок. Например, применяются для контроля финансовых расходов, для чего требуются две подписи в случае всех крупных покупок.

4.ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ. Аппарат, обладающий функциональ­ными полномочиями, может как предложить, так и запретить какие-то дей­ствия в области своей компетенции.

5. ЛИНЕЙНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ ВНУТРИ АППАРАТА.

Факторы эффективного функционирования организации: наличиевнутрипроизводственных нормативных документов (положе­ния об отделах, цехах, секторах, группах, бригадах и др.), в которых определены задачи подразделения, его струк­тура, подчиненность, разработаны обязанности и ответственность его руководителя и сотрудников; четкое распределение обязанно­стей среди подчиненных; организация проверки исполнения порученного дела; быстрая обработка информации и эффективное ее использование; устранение потерь рабочего времени, упрощение и сокращение документации и отчетности, рационализация документооборота, совершенствова­ние делопроизводства.