Вимоги до керування документарними процесами

7.1 Принципи програм керування документаційними процесами

Службові документи створюють, отримують та використовують у процесі ділової діяльності3). Щобпідтримувати безперервну ділову діяльність, яка відповідає законодавчим та регуляторним вимогам, та забезпечити необхідну звітність, організації мають створювати, зберігати автентичні, достовірні та придатні для користування службові документи і забезпечувати збереженість й цілісність цих службових документів так довго, як це необхідно. Для цього організації треба зап­ровадити та виконувати всебічну програму керування документаційними процесами, яка охоплює

а) визначання того, які службові документи треба створювати під час кожного робочого процесу та яку інформацію необхідно долучати до службових документів,

b) прийняття рішень щодо форми та структури службових документів, які створюють і долучають, та які технології треба використовувати,

с) визначання метаданих, які треба створювати разом зі службовими документами у процесі документування, які зв'язки встановлювати між ними та як ними керувати,

d) визначання вимог до пошуку, передавання службових документів і користування ними у робочих процесах та іншими користувачами, а також визначання тривалості їх зберігання, щоб задовольнити ці вимоги,

e) прийняття рішення щодо організації службових документів відповідно до вимог користування,

f) оцінювання ризиків, якщо неможливо мати легітимні службові документи про діяльність організації,

g) забезпечування збереженості службових документів та з часом доступу до них, щоб задовольнити вимоги ділової діяльності та очікування суспільства,

h) узгоджування політики організації з чинними правовими та регуляторними вимогами й нормами,

i) забезпечування зберігання службових документів у безпечному та надійному середовищі,

j) забезпечування зберігання службових документів лише протягом того строку, коли вони необхідні або потрібні, та

Національний відхил

j) строки зберігання службових документів мають відповідати строкам, зазначеним у нормативно-правових актах

k) виявляння та оцінювання можливостей для поліпшення ефективності, дієвості або якості цих процесів, рішень та дій для покращання службових документів та керування документуванням.

Правила створювання та долучання службових документів і метаданих про службові документи треба застосовувати у процедурах, спрямованих на керування всіма робочими процесами, що потребують відомостей про діяльність.

Планування безперервної ділової діяльності та заходів у випадку непередбачених обставин мають забезпечити визначання службових документів, що важливо для безперервного функціювання організації, як частини аналізування ризиків діяльності, захищеної та відновлюваної за потреби.