Общие сведения. Для визуализации соотношений между числовыми данными листа можно использовать разнообразные диаграммы

Диаграммы

Для визуализации соотношений между числовыми данными листа можно использовать разнообразные диаграммы, которые довольно просто построить, используя возможности Microsoft Excel.

Кроме чисел в диаграммах используются даты (время) и тексты - для выполнения различных подписей - на графиках, около элементов диаграммы и осей координат.

Можно создать диаграмму, внедренную на лист или отдельный лист, содержащий только диаграмму.

Требования к подготовке данных

Проще всего строить диаграмму по таблице, имеющей " правильную" структуру: отсутствуют пустые ячейки, заголовки столбцов занимают первую строку, заголовки строк - крайние левые столбцы:

Создание диаграммы

1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме.

2. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, нужно выделить и эти ячейки.

3. Нажмите кнопку Мастер диаграмм.

4. Далее надо следовать инструкциям мастера:

1 шаг -выбрать тип диаграммы;

2 шаг - при необходимости уточнить:

- диапазон и ряды данных (числовые строки или столбцы);

- названия рядов,

- подписи оси Х (для круговых диаграмм не нужно),

3 шаг - указать параметры диаграммы:

- подписи осей,

- заголовок,

- сетку

4 шаг - выбрать расположение диаграммы (на отдельном или том же листе, что и данные).

Работа со списками

В Excel присутствуют средства, позволяющие обрабатывать информацию, организованную по принципу баз данных. Это так называемые средства работы со списками. Списки состоят из данных одинаковой структуры. Чтобы достичь максимальной эффективности в работе со списками, при формировании списков необходимо следовать определенным правилам:

· данные в пределах одного столбца однородны (одного типа);

· столбцы однозначно поименованы;

· каждая строка уникальна;

· обращение к данным произвольно;

· список не содержит пустых строк.

При создании списка не рекомендуется создавать дополнительные строки, отделяющие заголовки столбцов и заполненные символами " тире" или знаками равенства, так как Excel может рассматривать такие строки как данные.

Строки списка называются записями, а столбцы - полями. Основными видами обработки баз данных являются сортировка с анализом полученных результатов, поиск и извлечение данных.

Сортировка списков и диапазонов

Excel предоставляет различные способы сортировки данных. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем порядке (текстовые данные - в алфавитном или обратном алфавитном порядке). Кроме того, Excel позволяет создать свой собственный порядок сортировки. При сортировке по строкам изменяется порядок их расположения в списке, в то время как порядок расположения столбцов остается прежним. При сортировке по столбцам соответственно изменяется порядок расположения столбцов. Изменение расположения строк (или столбцов) приводит к тому, что в выбранном в качестве критерия столбце (строке) данные становятся упорядоченными. При одном обращении к команде " Сортировка" Excel дает возможность осуществить три уровня сортировки. Диалоговое окно " Сортировка диапазона" вызывается командой " Данные" -" Сортировка". При этом курсор должен находиться внутри списка. Если же сортировке подвергается часть списка, то она должна быть предварительно выделена.

В полях с раскрывающимися списками " Сортировать по", " Затем по", " В последнюю очередь, по " задаются заголовки столбцов (или строк), по которым должна осуществляться сортировка.

Переключатель " " Идентифицировать поля по" в нижней части окна диалога устанавливается в положение " Подписям". В этом случае заголовки столбцов (строк) не будут включены в сортировку. Если результат сортировки оказался неудовлетворительным, можно использовать команду " Правка" -" Отменить Сортировка" для восстановления предыдущего состояния списка.

Для выбора сортировки по строкам или по столбцам нужно воспользоваться кнопкой " Параметры" диалогового окна " Сортировка диапазона" и установить переключатель " Сортировать" в соответствующее положение (" Строки диапазона" или " Столбцы диапазона").

Для применения пользовательского порядка сортировки необходимо создать НОВЫЙ СПИСОК, выбрав команду " Сервис" -" Параметры" -" Списки", а затем, нажав кнопку " Параметры" в окне диалога " Сортировка диапазона", раскрыть список поля " Сортировка по первому ключу" и выбрать нужный список.