Корпоративные информационные системы

Основные понятия информационных систем

В настоящее время практически любая организация имеет компьютеризированную (автоматизированную) информационную систему. Сложность и уровень функциональности этих систем различается в зависимости от специфики организации (ее целей, стратегии информатизации, возможностей) и отрасли, в которой работает организация. Общий уровень компьютеризации систем управления в организациях в стране зависит от уровня развития, распространения в ней высоких информационных и Интернет-технологий, а также готовности организаций и менеджеров к их использованию. Хотя разница в развитии информационных технологий между различными странами несколько сглаживается за счет внедрения зарубежных разработок, Россия достаточно сильно отстает в этой области. Сегодня далеко не все крупные отечественные организации имеют в своем распоряжении современную информационную систему управления (как по аппаратным, так и по программным составляющим), позволяющую получать дополнительный экономический эффект от ее использования. Соответственно, говорить о более или менее приемлемом уровне компьютеризации малых и средних российских организаций не приходится. Практически единственным исключением здесь являются организации нефтегазового комплекса, а также ВПК.

Любая организация в своей работе нуждается в информации. Информация нужна для анализа проблем и возможностей, приня­тия любых решений, контроля хода производства товаров и услуг и т. д. Любая функциональная зона (маркетинг, персонал, финансы, производство и т. д.) организации, уровень управления также нуж­дается в информации. Для того чтобы получить информацию, необ­ходимую для успешного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести в форму, удоб­ную для дальнейшего использования, а затем передать пользовате­лям полученные результаты по установленной форме. Методы сбора, обработки, передачи данных и информации, в том числе формы ее представления, определяют понятие существующей в организации информационной системы. Дадим несколько определений.

Бизнес-модель –это описание организации как сложной систе­мы с заданной точностью. В рамках бизнес-модели отображаются все объекты (сущности), процессы, правила выполнения операций, существующая стратегия развития, а также критерии оценки эффективности функционирования системы. Форма представления бизнес-модели и уровень ее детализации определяются целями модели­рования и принятой точкой зрения.

Информационная модель – подмножество бизнес-модели, описывающее все существующие (в том числе не формализованные в документальном виде) информационные потоки в организации, правила обработки и алгоритмы маршрутизации всех элементов информационного поля.

Любой информационный процесс – основной элемент комму­никационного процесса в системе управления организацией. Информация–совокупность сведений о внутреннем и внешнем со­стоянии объекта управления, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Коммуникациями называется обмен информацией, на основе ко­торого менеджер получает данные, необходимые для принятия ре­шения. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

Существует следующая класси­фикация информации:

· по объекту - показатели качества товара, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства;

· по принадлежности к подсистеме управления — информация по научным исследованиям, управляющей подсистеме, экономике и менеджменту;

· по форме передачи – вербальная (словесная) и невербальная;

· по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная;

· по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная и др.;

· по режиму передачи – в нерегламентированные сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

· по назначению – экономическая, техническая и др.;

· по стадии жизненного цикла объекта – стадия маркетинга, НИОКР, подготовки производства и утилизации;

· по отношению объекта управления к субъекту – между организацией и внешней средой, между подразделениями внутри организации по горизонтали и вертикали и др.

К качеству информации предъявляют следующие требования:

· своевременность;

· достоверность — процент реальных сведений к общему объему информации;

· достаточность — минимально полный объем информации, позволяющий менеджеру принять обоснованное решение;

· надежность (с определенной степенью риска);

· комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, по стадиям жизненного цикла товара и т. д.);

• адресность;
• правовая корректность;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность.

Массив информации – совокупность однородных данных, харак­теризующих какой-либо объект управления или процесс, рассмат­риваемых как одно целое и упорядоченных определенным образом.

Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответст­вии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

· прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

· полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

· оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

· предохранение информации от искажения;

· защиту от несанкционированного доступа к информации.

Информационная система (ИС) – э то вся инфраструктура орга­низации, задействованная в процессе управления всеми информа­ционно-документальными потоками, включающая в себя следую­щие укрупненные элементы:

· информационную модель, представляющую собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС. Информационная модель включает в себя все формы документов, структуру справочников и данных и т. д.;

· стратегию развития информационной модели и правила внесения в него изменений;

· кадровые ресурсы (департамент развития, привлекаемые консультанты), прочие специалисты, отвечающие за функционирование ИС;

· набор методов и процедур, реализующих алгоритмы и условия функционирования информационной модели. На современном этапе – это программный комплекс (ПК), конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели;

· аппаратно-техническую базу, соответствующую принятым стандартам функционирования;

· регламент работы – инструкции, правила использования и поддержки ИС.

Информационная технология –это совокупность методов и средств, в том числе программно-технических, объединенных в тех­нологическую цепочку, обеспечивающую сбор данных, обработку, хранение, транспортировку (передачу) и отображение информации и первичных данных для снижения трудоемкости процесса исполь­зования информационных ресурсов, снижения возникающих по всей информационной цепочке затрат, а также повышения его на­дежности и оперативности.

Соответственно, информационная система основывается на ин­формационных технологиях, предназначенных для решения задач системы. Здесь следует сделать важное замечание: информационные технологии не тождественны компьютерным, но в настоящее время должны включать их в себя и быть основанными на них. Более того, существует большое число технологий, относящихся к компьютер­ным, которые могут быть применены для решения тех или иных информационных задач. Так, по способу выполнения информаци­онной задачи, рассматриваемые системы делятся на:

· ручные –все операции по сбору, переработке, хранению и передаче данных осуществляются вручную (ручная технология);

· механизированные –частичное использование специальных устройств на различных операциях цепочки ввода, обработки и вывода информации;

· автоматизированные системы – используют ЭВМ на этапах ввода, обработки, хранения и передачи информации конечному пользователю по запросу (компьютерная технология).

Преимущества автоматизированных информационных систем вытекают из преимуществ компьютерных технологий, в том числе:

· многофункциональности, т. е. способности решать разнообразные задачи;

· одноразовости ввода данных и подготовки информации, т.е. единожды введенные данные, сформированные отчеты могут многократно использоваться при решении различных задач без их повторного ввода и обработки;

· независимости процесса сбора и обновления (актуализации) данных от процесса их использования отдельными аппаратно-программными средствами, т. е. новые или скорректиро­ванные данные после их ввода становятся тут же доступными для всех процессов, нуждающихся в них;

· независимости прикладных программ от физической организации данных, т. е. возможности интегрировать в систему ПО различных разработчиков через предоставляемые стандартные интерфейсы представления данных;

· развитых средств лингвистического обеспечения, т. е. возможности работать с данными и информацией на различных языках, в том числе развитие средств автоматического перевода и др.

В СССР автоматизация различных управленческих задач и функций развивалась в рамках автоматизированных систем управле­ния (АСУ). АСУ — это человеко-машинная система, основанная на комплексном использовании экономико-математических методов и технических средств обработки информации для решения задач управления. Такие системы обслуживали одну или более функций управления в рамках функциональных зон организации и могли ох­ватывать несколько уровней управления.

В АСУ обобщались данные, поступавшие из систем регистрации и первичной обработки транзакций, обрабатывались и сводились в отчеты. АСУ того периода обычно отвечали на фиксированные, за­ранее известные вопросы. Эти системы, как правило, не обладали высокой гибкостью и широкими аналитическими возможностями. Современные автоматизированные системы управления значитель­но расширили свои возможности за счет мощного аналитического аппарата и гибкости функционирования в рамках действующей ор­ганизации.

Корпоративные информационные системы

В рамках этого параграфа читателям предлагается познакомить­ся с несколькими подходами к определению понятия «корпоративная информационная система».

В настоящее время для автоматизации функций управления применяются корпоративные информационные системы (КИС). В чем же их отличие от обыкновенных ИС и, в частности, АСУ. На практике состав задач, которые наполняют КИС, тот же. Принци­пиальное отличие КИС – их тиражируемость, которая обеспечива­ется использованием типовых решений по комплексам управлен­ческих задач, так называемых «лучших практиках». Иными словами, КИС пишется под «типовую» организацию, в то время как АСУ чаще всего являются уникальными для каждой организации. Дейст­вительно, в большинстве случаев автоматизация отечественных ор­ганизаций в советское время осуществлялась либо силами собствен­ных информационных отделов, либо разработка и внедрение АСУ поручалась специализированным НИИ. В любом случае система писалась по индивидуальному заказу (внутреннему или внешнему), и ее тиражирование было очень ограничено.

Данная проблема была решена в рамках КИС. Однако возникли другие проблемы. Задачи, решаемые КИС, в силу их универсальности, не могут решить все задачи конкретной организации, даже если они заложены в систему. Из этого вытекает проблема адаптации самой КИС или организации к ее внедрению (вынужденный реинжиниринг), разработки индивидуальных методик внедрения этих систем. Частично эти проблемы решаются за счет создания отраслевых КИС.

Итак, под корпоративной информационной системой (КИС) будем понимать информационную систему организации, отвечающую сле­дующему минимальному перечню требований:

1. Функциональная полнота системы:

· выполнение международных стандартов управленческого учета MRP II, ERP, CSRP, ERP2;

· автоматизация в рамках системы решения задач планирования, бюджетирования, прогнозирования, оперативного (управленческого) учета, бухгалтерского учета, статистического учета и финансово-экономического анализа;

· формирование и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам;

· количество однократно учитываемых параметров деятельности организации от 200 до 1000, количество формируемых таблиц баз данных — от 800 до 3000.

2. Локализация информационной системы:

· функциональная (учет особенностей российского законодательства и системы расчетов);

· лингвистическая (интерфейс, система помощи и документация на русском языке).

3. Надежная система защиты информации, включающая:

· парольную систему разграничения доступа к данным и реализуемым функциям управления;

· многоуровневую систему защиты данных (средства авторизации вводимой и корректируемой информации, регистрация времени ввода и модификации данных).

4. Реализация удаленного доступа и работы в распределенных сетях.

5.Наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения системы:

· изменение структуры и функций бизнес-процессов;

· изменение информационного пространства (изменение структуры, добавление и удаление баз данных, модификация полей таблиц, связей, индексов);

· изменение интерфейсов ввода, просмотра и корректировки информации;

· изменение организационного и функционального наполнения рабочего места пользователя;

· генератор произвольных отчетов;

· генератор сложных хозяйственных операций;

· генератор стандартных форм.

6.Обеспечение обмена данными между ранее разработанными информационными системами и другими программными продуктами, функционирующими в организации.

7. Возможность консолидации информации:

· на уровне организации — для объединения информации филиалов, холдингов, дочерних компаний организаций, входящих в холдинг и т. д.;

· на уровне отдельных задач (планирования, учета, контроля и т. д.);

· на уровне временных периодов — для выполнения анализа финансово-экономических показателей за период, превышающий отчетный.

8. Наличие специальных средств анализа состояния системы в про­цессе эксплуатации:

· анализ архитектуры баз данных;

· анализ алгоритмов;

· анализ статистики количества обработанной информации (количество записей, документов, проводок);

· журнал выполнения операций;

· список работающих станций-серверов;

· анализ внутрисистемной почты.

КИС является одновременно и способом автоматизации дея­тельности организации, и инструментом для управления бизнесом.

Если сравнивать достоинства и недостатки отечественных и за­падных корпоративных информационных систем, то можно отметить следующее. К несомненным достоинствам западных ERP-систем следует отнести четко прописанную последовательность действий при производственном планировании. Однако они не поддерживают российские стандарты ЕСКД (Единая система конструкторской до­кументации), ЕСТД (Единая система технологической документа­ции), и необходима доработка модулей «Финансы» и «Основные средства» с учетом национальных особенностей.

Российские КИС стоят значительно дешевле западных, учиты­вают российскую специфику, но не все могут относиться к классу именно корпоративных систем.

К результатам ожидаемым и получаемым от внедрения корпоративной информа­ционной системы в организации, можно отнести:

• новые функциональные возможности;
• ускорение и качественное улучшение учета;
• оптимизация бизнес-процессов.

Рассмотрим еще несколько базовых понятий.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста и обеспе­чивающий подготовку, редактирование, поиск, выведение на экран и в печать необходимых ему документов и данных.

Автоматизированная система – комплекс технических, прог­раммных и других средств и персонала, предназначенный для авто­матизации различных процессов.

Автоматизированная система научных исследований (АСНИ) – система, предназначенная для автоматизации научных эксперимен­тов, для осуществления моделирования исследуемых объектов, явлений, процессов, изучение которых традиционными средствами затруднено или невозможно.

Автоматизированная система управления (АСУ) – совокупность математических методов, технических средств и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложным объектом или процессом в соответствии с заданной целью. В соста­ве АСУ выделяют:

· основную часть, в которую входят информационное, техническое и математическое обеспечение;

· функциональную часть, к которой относятся взаимосвязанные программы, автоматизирующие конкретные функции управления.

Геоинформационные системы (ГИС)

В нашей стране основными потребителями услуг геоинформа­ционных систем (ГИС) являются министерства и ведомства, естест­венные монополии и нефтегазовые организации. Однако ГИС мо­жет рассматриваться как серьезное конкурентное преимущество при использовании и в других сферах бизнеса. На сегодняшний день наиболее популярным и востребованным является решение следую­щих видов задач с использованием ГИС:

· выбор оптимального месторасположения для торговой точки или пункта обслуживания;

· оценка стоимости и рисков для объектов недвижимости;

· планирование рекламных кампаний и почтовых рассылок;

· анализ расположения клиентов организации;

· разработка оптимальных маршрутов при перевозке грузов;

· анализ потоков путешественников для туристических организаций и классификация претензий.

Примером может служить программный продукт «ПалмГИС+».