Завершение отчетного периода и формирование регламенти­рованной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

1. Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и фи­нансовой деятельности находят отражение в первичных докумен­тах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. В системах компьютерного уче­та первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за ис­ключением идентификации фактов по времени) и зависят от реа­лизуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формиру­ются и регистрируются входящие данные АИС БУ — бухгалтер­ские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйст­венно-производственной и финансовой деятельности предпри­ятия. Факты хозяйственно-производственной и фи­нансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, именуются хозяйст­венными операциями.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде простой или расширенной проводки.

Простая проводка(рис. 2) включает проводку и дату.

Однако чаще в состав бухгалтерской записи наряду с основны­ми реквизитами проводки входят классификационные и иденти­фикационные характеристики, подчеркивающие индивидуаль­ность хозяйственной операции. Такую запись называют « расши­ренной проводкой ». Структура бухгалтерской записи — рас­ширенной проводки дана на рис. 3.

Основания проводки — поля записи, отводимые под стоимост­ные значения показателей, характеризующих хозяйственную опе­рацию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты — поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы изме­рения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты — поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под рекви­зиты, которые, как правило, не являются ключами группировки данных при расчетах.

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью от­ражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название « бухгалтерская операция ». Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный слу­чай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структуриро­ванное представление (рис. 4).

Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширен­ных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификацион­ные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, ха­рактеризующих хозяйственную операцию, а также часть классифи­кационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, ком­ментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

2. В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде простых и расширен­ных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличает­ся от ручной технологии, при которой регистрация учетных запи­сей выполняется в журналах, являющихся хронологическими ре­гистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который по­зволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зареги­стрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных опе­рациях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах учета реализована разная техноло­гия работы с документами, разные способы формирования бухгал­терских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, заре­гистрированные на входе системы, дают импульс движению ин­формации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группиров­ки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наибо­лее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объ­ектов аналитического учета, который актуализируется либо в ав­томатическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских запи­сей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информа­цию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на сче­тах, является основным источником формирования любых анали­тических регистров, а также синтетических регистров — журна­лов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютер­ном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произ­вольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную инфор­мацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране мо­нитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и техноло­гия обобщения данных, и технология формирования и форма пред­ставления учетных регистров имеют значительные отличия.

3. В конце отчетного периода выполняется окончательный рас­чет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом за­висят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако любая технология при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода предусматривает создание необходи­мых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончатель­ный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формиру­ется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчет­ности, регламентированные отчеты для налоговых и статистиче­ских органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В кон­трольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости, а некоторые из систем и шахматной ведомости. После составления балан­са в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с от­четами, когда непосредственно из баланса можно выйти на обо­ротную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обно­вив его показатели.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становят­ся начальными остатками нового отчетного периода.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.