Реквизиты.

Любой документ состоит из ряда, составляющих его элементов, которые называются реквизитами. По ГОСТу 6.30-97 максимальное количество реквизитов для документов управления - 29.

Состав реквизитов документов

01 - Государственный герб Российский Федерации 16 - революция

02 –герб субъекта Российской Федерации 17 –заголовок к тексту

03 - эмблема организации или товарный знак 18 - отметка о контроле

04 - код организации 19 -текст документа

05 - код формы документа 20 - отметки о наличии приложения

06 - наименование организации 21 - подпись

07 - справочные данные об организации 22 - гриф согласования документ

08 –наименование вида документа 23 -визы согласования документ::

09 - дата документа 24 - печать

10 - регистрационный номер документа 25 - отметка о заверении копии

11 - ссылка на регистр. номер и дату документа 26 -отметка об исполнителе

12 - место составления или издания документа 27 -отметка об исполнении документа и

13 – гриф ограничения доступа к документу направлении его в дело

14 - адресат 28 -отметка о поступлении документа

в организацию

15 - гриф утверждения документа 29 -отметка для автоматического
поиска документа

Наиболее важные реквизиты.

03 – «эмблема организации ". Это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы может использоваться товарный знак, рисунок, аббревиатура и т. д. При угловом расположении реквизитов находится в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещены реквизиты 01 и 02.

04 - " код организации " проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО),

05 - " код формы __документа " проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД),

06 - " наименование организации», являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Располагается под реквизитом 03.

07 – «справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в бланке, адрес электронной почты и др.). Располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа.

08 – «наименование вида документа». Располагается в заголовочной части документа после реквизита 06 и 07. Печатается прописными буквами без кавычек, подчеркивания и разрядки от границы левого поля (акт, справка). Для писем указание вида документа используется только в сочетании: Гарантийное письмо.

09 – «дата ». Датой документа является: -дата его подписания (для приказов, писем, факсов,
справок); -дата его утверждения (для планов, отчетов, правил); -дата события, которое в нем зафиксировано (протоколов, актов).

Все даты оформляются следующим образом: число (2 знака) точка, месяц (2 знака), точка, год (4 знака). Например: 06.03.2001

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2001.04.20).

10- «регистрационный номер документа». Проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». Порядковые номера проставляются с начала года в возрастающей последовательности.

№ 57\01-04, где 57 – номер письма по журналу регистрации входящих и исходящих документов:

01 – номер структурного подразделения:

04 – номер дела в этом подразделении.

11 –«ссылка на регистрационный номер и дату документа». Место определяется только на бланке для писем и факсов. Заполняется этот реквизит при оформлении письма-ответа

Например: На № 15\01-04 от 09.06.2001. Расположен под реквизитами 09 и 10.

12 – «место составления или издания документа»указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 06, 07.

13 – «гриф ограничения доступа к документу». Проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Располагается на документах, в верхнем правом углу выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом ставится № экземпляра данного документа. КТ

экз.№2

На документах гос. предприятий, содержащих секретную информацию. ставятся грифы «Секретно», «Совершенно секретно».

14 – «адресат». Максимальный набор

· наименование фирмы в именительном падеже;

· структурное подразделение в именительном падеже;

· должность, ФИО в дательном падеже;

· почтовый адрес.

При рассылке писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Располагается реквизит в правой верхней части листа документа.

15 – «гриф утверждения документа». Утверждаются руководителем обычно планы, отчеты,

инструкции, правила, некоторые акты. Располагается в правом верхнем углу документа.

Состоит из:

· УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

· наименования должности лица, утвердившего документ

· его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты

Пример: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Директор АОЗТ «Квант» Приказом директора ЗАО

личная подпись Н.Н. Югов от 15.06.2001 № 14

01.04.2001

Гриф утверждения может заверяться печатью предприятия.

16 – «резолюция». Проставляется на входящих внутренних документах, которые

рассматриваются начальством, в правой верхней части документа, между реквизитами

«адресат» «текст» на первом листе документа и включает в себя:

· ФИО исполнителя (кому поручается исполнение)

· содержание поручения (конкретные действия)

· срок исполнения

· личная подпись руководителя и дата подписания.

Если в резолюции указано несколько лиц, то ответственным считается первое среди указанных

лицо, а остальные привлекаются как исполнители.

17 – «заголовок к тексту». Заголовок – это краткое содержание документа. Заголовок должен

грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или

«чего». Например: «Приказ о регистрации АО.» Располагается после реквизитов 09, 10, 11.

Не должен превышать 2 строк. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Пример: О поставке грузов

по договору № 354\47

18 – «отметка о контроле». Обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером

или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах.

Располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

20 – «отметка о наличии приложения». Если имеются приложения, то в документе ставится

отметка об их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы

левого поля. Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то

отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме.

Пример: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Сами документы приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида

документа, заголовок. дату, подпись. Кроме этого, на приложениях в правом верхнем углу

делается отметка, указывающая его связь с основным документом:

· Приложение 1

· К приказу директора

· АОЗТ «Эра»

· от 01.03.2001 №14

21 – «подпис ь». Обязательный реквизит любого документа. В состав его входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Пример: Директор личная подпись П.Р. Петров

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не

на бланке, например: Директор АО «ЭРА» Директор АО «Успех»

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита

«подпись» располагаются последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой

должностью. При подписании документа несколькими равными по должности лицами их

подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО»Эра» Директор «АО»Успех»

подпись К.И. Томм подпись Е.Н. Штрак

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности, а распределение

обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального

органа (Совет учредителей) подписывается председателем этого органа и секретарем.

Реквизит расположен после реквизитов 19, 20; указание должности печатается от края левого поля.

22 – «гриф согласования документа» расположен ниже реквизита «подпись», печатается от края

левого поля.

Примеры:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии Протокол заседания

при правительстве Российской Федерации Правления страховой

компании «Планета»

от 12.07.2001 № 12

личная подпись А.А. Горюнов

23.08.2001

23 – «визы согласования документа». Внутреннее согласование проекта документа оформляется

визой. Это необходимо для проверки целесообразности и своевременности составления

документа специалистами предприятия. Расположен ниже реквизита «подпись» от границы левого

поля:

Юрисконсульт

личная подпись И.И Власов

06.03.2001

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, возможно

оформление виз для такого документа на отдельном листе. На исходящих документах виза

ставится на втором экземпляре, остающемся в фирме.

24 – «печать».

25 – «отметка о заверении копии». В случае подписания руководителем только первого

экземпляра документа, остальные заверяются должностным лицом, обладающим на это

полномочиями. Расположен ниже реквизита «подпись», печатается от края левого поля.

Пример:

Верно

Секретарь-референт личная подпись А.А. Машкова

06.05.2001

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную

подпись удостоверяют печатью.

26 – «отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя

документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или

оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Пример:

Петров или Петров Петр Петрович

232-45-67 232-45-67

27 – «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Расположен в левой

нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его

телефона». Включает в себя:

· слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ

· ссылка на дату номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткие сведения

· об исполнении

· подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором

· исполнен документ и дата проставления отметки.

Пример: В дело 0-06.

Отправлен факс от 05.04.2001 №354

Романов 08.04.2001

28 – «отметка о поступлении документа в организацию». Расположен в правой нижней части

первого листа. Может поставляться автоматическим нумератором. Содержит номер и дату

поступления документа.

Пример: ЗАО

Дата 00.00.0000

Вх. № 001

Письма

Эмблема организации

Наименование министерства или Адресат

ведомства

Наименование структурного

подразделения

Почтовый индекс и адрес, № телефона,

факса, № счета в банке

00.00.0 №

На № от 00.00.0000

Заголовок (обязателен для формата А4.

Начинается отглагольным существительным «О чем…».)

Текст письма может содержать от одной до трех частей: введение, доказательство, заключение или введение и заключение или только заключение.

Введение. В этой части раскрываются мотивы, причины и цели составления письма. Здесь при необходимости делаются ссылки на документы, послужившие основанием для его составления.

Доказательства. В этой части при необходимости даются доводы, приводятся факты, количественные данные в качестве обоснования заключения.

Заключение. Эта часть является ведущей. Она не может отсутствовать. Здесь излагается то, ради чего составляется письмо: предложения, просьбы, замечания, выводы и т.п. Либо просто информация констатирующего характера, например, для сопроводительных писем.

Приложение: 1. ________________________________

2. _________________________________

Наименование должности

(видовое или полное) личная подпись И.О. Фамилия

(печатается на уровне
последней строки
наименования должности

Отметка об исполнителе