Сети процессов

Сеть процессов – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных процессов организации в единую систему.

Каждый процесс может быть разбит на некоторое количество составляющих его процессов (работ, процедур, операций), выполнение которых приводит на выходе к получению продукции с заданными параметрами.

Пример. Рассмотрим бизнес- процесс приема абитуриента на первый курс Университета (факультет Х, специальностьУ)

На входе процесса абитуриент, обладающий определенными знаниями. Поставщиками являются средние образовательные учреждения и, возможно, родители. Потребителями – преподаватели и сотрудники факультета и университета. Управляющие воздействия – приказы, положения, правила приема и т.д. Ресурсы – люди (персонал), время, деньги, аудитории, оборудование и пр.

Данный бизнес-процесс может быть разбит на ряд составляющих процессов, связанных общей целью – произвести набор на 1-й курс. Одна из возможных декомпозиций основного процесса показана на рис.7.6.

Рис. 7.6. Сеть процессов

Составляющие «Главного процесса»:

БП-1 – Бизнес-процесс 1. Разработка условий приема – разработка предложений кафедрами и деканатом, утверждение предложений, подбор распорядительных документов, передача документов потребителю: приемной комиссии, кафедрам, деканату и др. Участники – зам декана, зав. кафедрами, преподаватели, служащие, секретари и др.

БП-2 – Организация работы приемной комиссии факультета.

БП-2.1 – организация приема заявлений (документов).

БП-2.2 – подбор и комплектование преподавательского состава для проведения собеседования и/или экзаменов.

БП-3 – Организация работ по зачислению.

БП-4 – Анализ результатов приема и разработка корректирующих воздействий.

За выполнение и результаты каждого бизнес-процесса должен быть назначен ответственный (владелец составляющих бизнес-процессов). Это может быть любой сотрудник, кому руководитель делегирует полномочия. Распределение и закрепление ответственности может быть оформлено в виде матрицы ответственности (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Матрица ответственности

Здесь:

Д – декан факультета – владелец «Главного процесса»;

Зам. – заместитель декана;

З.К.-1, З.К.-2… – заведующие кафедрами;

П – преподаватель;

С – сотрудник (лаборант, секретарь и др.).

Определители работ:

О – ответственный (владелец) процесса;

У – участник процесса, выполняющий определенные действия;

И – получающий информацию о ходе и/или результатах процесса и использующий ее для управления или отчета.

При формировании сети процессов следует соблюдать следующие правила:

Правило – 1:

«За выявление и выполнение требований потребителя несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».

Правило – 2:

«За результат процесса (выход) и его своевременную доставку потребителю несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».

Правило – 3:

«За эффективность процесса несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».

Требуется соблюдение следующих условий:

Условие-1:

«Основных процессов должно быть не более, чем 7 -^{+ 2}.

Условие-2:

«Вспомогательных процессов не должно быть больше, чем 5 _-⁺² .

Условие-3:

«Процесс должен иметь только одного владельца, т.е. в каждой строчке матрицы может быть только один символ-О».