Понятие документ

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон № 77-ФЗ от 29.12.1994 «Об обязательном экземпляре документов»).

Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Любой документ включает в себя ряд элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа (приказа, протокола, акта) характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром. ГОСТ 6.30-2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов.

Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

Классификация документов:

По назначению:

1. Организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

2. Распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

3. Информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

4. Учетно-расчётные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт);

5. Нормативные документы с позиции правовых норм, которые регламентируют общие принципы, правила или характеристики (Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы).

По времени создания: первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор);

По способу представления — на электронных и бумажных носителях.

Классификация играет важную роль в делопроизводстве. Правильно составленная классификация помогает сориентироваться в множестве документов, служит основой для их упорядочения и отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними.

Документы могут выполнять следующие функции:

Общие функции документа:

· Информационная — документ хранит и предоставляет информацию;

· Коммуникативная — документ как средство обмена информацией;

· Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации, при этом документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения.

Специальные функции документа:

· Управленческая — документ как средство управления деятельностью;

· Организационная — документ устанавливает действия участников правовых отношений;

· Правовая — документ является письменным доказательством и источником права;

· Общекультурная — документ способен сохранять и передавать культурные традиции, нормы, ритуалы, принятые в обществе;

· Историческая — документ является историческим источником.