Вопрос 41. Анализ и организация управления проектом.

Анализ организации проекта включает анализ плана (определение степени удовлетворения плана требованиям и ожиданиям) и анализ исполнения (оценка состояния и прогноза успешности проекта согласно критериям и ограничениям). В результате анализа проектная группа принимает решения о продолжении исполнения или о внесении коррективов в проект.

Организация управления проектом - совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между участниками проекта.

Она включает: изучение целей, определение состава и структуры, разработка технологии управления, определение потоков информации и порядка документооборота, назначение руководителя.

Вопрос 42. Стоимостной анализ. Документирование плана проекта. Организация управления проектом.

Стоимостная оценка— это оценка вероятной стоимости тех ресурсов, которые потребуются для выполнения работ, предусмотренных проектом.

Стоимостные оценки рассчитывают в течение всего проекта. Для того чтобы дать проекту разрешение на старт, необходимо вначале проверить концептуальные (предпроектные) оценки его стоимости.

На ранних стадиях проекта неопределенность в понимании реального объема работ проекта еще слишком велика, и нет никакого смысла в затратах усилий на то, чтобы на каждой стадии проекта делать более точные стоимостные оценки, чем это необходимо на текущий момент.

Результаты стадии планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.

План проекта может включать в себя следующие основные разделы: краткий обзор проекта; ведение; цели и ожидаемые результаты проекта; стратегия; объем работ; организационные связи; ссылки на внешние документы; структура проекта; роли и ответственности; процесс управления проектом; обзоры и утверждения; комплекс работ; работы проекта, оценка объема работ и квалификации; внешние задачи; возможные изменения; график работ; график работ по этапам; список вех; ресурсное обеспечение; персонал; оборудование; средства; финансирование; история финансирования подобных проектов; бюджет; план затрат; фонды; предположения; ограничения, риски и неопределенности проекта; зависимости от внешних проектов/событий; риски и неопределенности; процесс решения проблем.

Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организации исполнителя. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, должны решены до утверждения плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

Организация управления проектом состоит из соединенных частей общей системы управления проектом с целью обеспечения ее бесперебойного функционирования.

• функции управления проектом;

• обязанности, права и ответственность участников проекта;

• модель управленческого процесса;

• реализация проекта, т. е. непосредственный производственный процесс.

Сбалансированность такой модели позволяет всей системе создать динамическую систему управления проектом.

Вопрос 43.Ресурсное обеспечение проекта. Характеристика процесса закупок и поставок. Планирование материальных потоков.

Управление ресурсами - одна из главных подсистем УП. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических.

Механизм ресурсного обеспечения – это система институциональных элементов, необходимая для распределения и перераспределения ресурсов хозяйствующими субъектами и их структурными подразделениями, а также трансформации ресурсов из одной формы в другую.

В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков.

Процесс закупки включает в себя:

§ приобретение потребительских товаров;

§ организацию перемещения приобретенных товаров;

§ организацию смены собственника и места размещения;

§ сбор, анализ и передачу информации различным подразделениям торгового предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу).

Работа по закупкам товаров включает в себя комплекс взаимосвязанных коммерческих операций. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся:

§ изучение и прогнозирование покупательского спроса;

§ определение потребности в товарах;

§ выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков;

§ составление заявок и заказов на поставку товаров;

§ разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно закупочные операции включают:

§ заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;

§ уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;

§ приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам включают:

§ оперативный учет выполнения договоров поставки;

§ оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;

§ контроль над ходом выполнения оптовых закупок.

Поставка – заключительный этап выполнения договора купли-продажи, на котором происходит возмездная передача товара продавцом покупателю. Поставка может иметь форму непосредственной передачи товара в руки покупателя или доставки транспортом в место, указанное покупателем.

Процесс поставки состоит из работ и задач, выполняемых поставщиком. Процесс может быть начат с решения о подготовке предложения в ответ на заявку на подряд, присланную заказчиком, или с подписания договора и вступления с заказчиком в договорные отношения по поставке системы, программного продукта или программной услуги. Процесс продолжается определением процедур и ресурсов, необходимых для управления и обеспечения проекта, включая разработку проектных планов и их выполнение посредством поставки системы, программного продукта или программной услуги заказчику.

Поставщик управляет процессом поставки на проектном уровне в соответствии с процессом управления, который конкретизируется в данном процессе; определяет инфраструктуру для данного процесса в соответствии с процессом создания инфраструктуры адаптирует данный процесс к условиям проекта в соответствии с процессом адаптации и управляет процессом поставки на организационном уровне в соответствии с процессами усовершенствования и обучения.

Данный процесс состоит из следующих работ: 1. подготовка; 2. подготовка ответа; 3. подготовка договора; 4. планирование; 5. выполнение и контроль; 6. проверка и оценка; 7. поставка и закрытие договора.

Оперативное планирование материальных потоков – одна из главных областей менеджмента Планирование материальных потоков включает выполнение таких подфункций, как научно-техническое и экономическое прогнозирование, разработка программы действий и детализация планов. Прогнозирование предшествует собственно разработке планов и составлению программы действий. Оно выполняет задачу по оценке будущих тенденций состояния внутрипроизводственной логистической системы.

Вопрос 44. Торги для закупок по проекту.

Те́ ндер (англ. tender — предложение) — конкурентная форма отбора предложений на поставку товаров, оказаниеуслуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия.

Торги в Российской Федерации подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа, в форме конкурса или аукциона. Торги, осуществляемые для государственных нужд в рамках государственного заказа, проводятся только в один этап.

Этапы:

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию). Стандартный бриф предполагает следующий состав:

1. описание компании-заказчика

2. постановка проблемы

3. описание желаемого результата

4. требования к участникам тендера

5. описание формы подачи заявки (критерии документа)

6. критерии оценки претендентов

7. сроки проведения тендера

3 этап. Выбор компаний – участников.

4 этап. Уточнение позиций.

5 этап. Презентация итоговых Предложений

6 этап. Окончательный отбор.

7 этап. Объявление победителей.

Вопрос 45. Обеспечение качества проекта. Категории качества в контексте проекта.

Качество выполнения работ обеспечивается действующей сертифицированной системой менеджмента качества, включающей, в том числе:

· организацию выполнения и контроля принятых договорных/контрактных условий;

· установление системы ответственности и полномочий руководителей и исполнителей по обеспечению выполнения договорных/контрактных условий;

· выполнение и контроль требований проектной документации;

· обеспечение и контроль закупок сырья, материалов, комплектующих изделий, услуг;

· разработку необходимой документации для реализации договорных/контрактных обязательств (нормативной, технической, организационно-распорядительной и пр.);

· обеспечение необходимыми ресурсами;

· ведение записей по качеству в надлежащем объеме, определенном условиями договоров/Контрактов и требованиями действующей системы менеджмента качества;

· проведение мониторинга качества с целью своевременного выявления несоответствий, в том числе потенциальных, и оперативного принятия соответствующих корректирующих и предупреждающих действий.

Заказчику будет предоставлено право осуществлять контроль качества изготовления оборудования путем проведения инспекций при изготовлении, испытаниях, отгрузке, а также проверки отчетной документации (записей по качеству), в порядке, определенном условиями Договора/Контракта.
В случае требования заказчика вся отчетная документация по контролю качества оборудования будет ему предъявлена.

Качество - это универсальная философская категория, охватывающая как явления внешнего мира, так и сознание человека. качество это характеристика отличия предмета от всех остальных.

Экономическое содержание понятия " качество продукции" базируется на том, что качество продукции формируется в процессе ее изготовления. Поэтому как экономическая категория качество продукции рассматривается как овеществленный результат производственной деятельности людей.

Любые вещи создаются для удовлетворения определенных потребностей человека и общества в целом. Это предназначение вещей полностью относится и к их качеству. Учитывая это социальное значение качества продукции, можно охарактеризовать его как социально-экономическую категорию.

Степень удовлетворения личных и общественных потребностей конкретной вещью определяется ее свойствами. А качество вещи определяется совокупностью ее свойств. Таким образом, как совокупность свойств качество является технической категорией и изучается техническими дисциплинами.

Вопрос 46. Сертификация соответствия продукции и услуг. Лицензирование отдельных видов деятельности.

Сертификация продукции — процедура подтверждения качества, посредством которой независимая от изготовителя (продавца, исполнителя) и потребителя (покупателя) организация удостоверяет в письменной форме, что продукция соответствует установленным требованиям.

Правила сертификации продукции регламентируются Постановлением Госстандарта РФ от 21.09.1994 N 15 «Об утверждении Порядка проведения сертификации продукции в Российской Федерации»^[2].

В качестве требований при сертификации продукции могут являться:

· законодательные акты Российской Федерации;

· государственные стандарты (в том числе признанные в Российской Федерации межгосударственные и международные стандарты), санитарные нормы и правила, строительные нормы и правила, нормы по безопасности, а также другие документы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации устанавливают обязательные требования к продукции.

Сертификация услуг (работ) — это независимое подтверждение соответствия утвержденным требованиям с целью соблюдения «Закона о защите прав потребителей» поставщиком работ и услуг на территории Российской Федерации.

Правила сертификации услуг (работ) регламентируются Постановлением Госстандарта РФ от 05.08.1997 N 17 «О принятии и введении в действие Правил сертификации»^[3].

В качестве требований при сертификации услуг (работ) могут являться:

· технические регламенты таможенного союза, технические регламенты ЕврАзЭс, технические регламенты РФ;

· законодательные акты Российской Федерации;

· правила выполнения отдельных видов работ и оказания отдельных видов услуг, утвержденные постановлениями Правительства Российской Федерации;

· государственные стандарты, санитарные правила и нормы, строительные нормы и правила и другие документы, которые в соответствии с законами Российской Федерации устанавливают обязательные требования к работам и услугам.

Лицензирование – это вид государственного контроля, направленного на обеспечение прав, законных интересов, нравственности и здоровья граждан, обеспечение обороны страны и безопасности государства.

В соответствии с Федеральным законом «О Лицензировании» лицензированию подлежат следующие виды деятельности: 1) разработка, производство, распространение шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, 2) разработка, производство, реализация и приобретение в целях продажи специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации; 3) деятельность по выявлению электронных устройств, предназначенных для негласного получения информации (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя); 4) разработка и производство средств защиты конфиденциальной информации; 5) деятельность по технической защите конфиденциальной информации; 6) производство и реализация защищенной от подделок полиграфической продукции; 7) разработка, производство, испытание и ремонт авиационной техники; 8) разработка, производство, испытание, установка, монтаж, техническое обслуживание, ремонт, утилизация и реализация вооружения и военной техники; 9) деятельность по тушению пожаров в населенных пунктах, на производственных объектах и объектах инфраструктуры; 10) производство лекарственных средств; 11) производство и техническое обслуживание медицинской техники; 12) деятельность по перевозкам внутренним водным транспортом, морским транспортом пассажиров (опасных грузов) 13) частная охранная деятельность; 14) оказание услуг связи и другие

Вопрос 47. Контроль жизнедеятельности проекта. Цель, назначение и виды контроля.

Контроль жизнедеятельности проекта (control) – функция управления проектом, включающая процессы наблюдения за ходом реализации проекта с целью проверки соответствия фактического выполнения запланированным показателям, предусмотренным планами, контрактами, соглашениями и т.д. Функция контроля проекта выполняется на всех фазах и во всех его подсистемах и включают: контроль издержек, контроль сроков и продолжительности работ, контроль качества, контроль рисков, контроль бюджет проекта, контроль выполнения решений, контроль материально-технических запасов по проекту и т.д.

Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Виды контроля:

1) разновидность:

— предварительный (осуществляется до фактического начала работ по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам или бюджету; обычно реализуется в форме определенной политики, правил, процедур);

— текущий (осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, важна обратная связь управляющего и управляемых);

— заключительный (основывается на обратных связях).

2) разновидность:

— стратегический (тесно связан с перспективным планированием и размещением ресурсов)

— административный (тактический, требует централизации, использованием ресурсов)

— оперативный (требует децентрализации, выполнения конкретных задач)

3) разновидность: входной, операционный, готовой продукции, транспортировки, хранения;

4) разновидность: самоконтроль, инспекционный, государственный, международный;

5) разновидность: активный (предупреждающий), пассивный (по отклонениям);

6) разновидность: сплошной, выборочный.

Вопрос 48. Управление изменениями. Аудит.

Управление изменениями представляет собой процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех Потенциальных изменений для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнители, реализующих изменения в проекте.

Общий контроль изменений осуществляется: для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям в проекте; для определения уже совершившихся изменений в проекте; для управления изменениями в проекте по мере их появления.

Аудит – это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. Данное определение закреплено в Федеральном законе от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ. «Об аудиторской деятельности».

Целью аудита согласно закона является выражение независимого мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Под достоверностью понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности на основании ее данных делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении аудируемых лиц и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.

Вопрос 49. Завершение проекта. Представление результатов проекта. Защита проекта.

Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы. При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, руководитель проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это. Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения.

Результаты проекта представляются в виде доклада, отчета, а так же акта приемки работ.

Вопрос 50. Включение в портфель проектов.

Управление портфелем проектов (англ. project portfolio management) — это механизм, предназначенный для трансляции стратегии в портфель проектов для последующей реализации, планирования, анализа и переоценки портфеля с целью эффективного достижения стратегических целей организации.

Портфель проектов – это совокупность проектов или программ и иных работ, которые объединены вместе с целью эффективного управления и для достижения стратегических целей компании. Проекты и программы входящие в портфель проектов не всегда напрямую связанны или взаимозависимы.

Включение проекта в портфель осуществляется на основании его соответствия стратегии этого портфеля.