Применение современных технологий при осуществлении закупок

Применение технологий при осуществлении закупок приводит к повы­шению производительности процесса закупки. Это прежде всего элект­ронный обмен данными с поставщиками, кодирование информации и ав­томатизированный ввод данных.

Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей. Персонал отдела снабжения затрачивает треть своего време­ни, разбираясь с проблемами, вызванными отклонением процесса снабже­ния от предписанного. Укажем некоторые типичные проблемы, возникаю­щие из-за наличия множества бумаг:

• длительное время, необходимое для обработки всей процедуры

зависимость от большого числа форм и документов, перемещаемых через различные объекты;

необходимость большого числа сотрудников для сбора всех доку­ментов, их анализа, обработки, хранения и других операций;

необходимость в других сотрудниках, которые должны контролиро­вать административные процедуры;

управлять ими;

ошибки, неизбежно возникающие при большом количестве доку­ментов и занятых сотрудников;.

невозможно уделять достаточно внимания системам, работающим совместно, например контролю состояния запасов.

Основным шагом в совершенствовании снабжения стали электронные закупки. Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает вре­мя разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Суще­ствует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название «электронное снабжение» (e-procurement), или «электронные закупки» (e-purchasing). Эти варианты снабжения могут вы­полняться в различных формах, но в любом случае в их основе лежит пря­мой обмен данными между компьютером поставщика и заказчика. Прин­ципиально можно выделить два типа электронного снабжения; их обозна­чают В2В (business-to-business — когда одна организация закупает материалы у другой) и В2С (business-to-customer — когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель).

Каждый упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку. Это метка обычно представляет собой штрих-код, информацию с которого можно считывать автоматически в любое время и в любом месте перемещения товара.

Вторая технология – электронный перевод денежных средств (electronic funds transfer, EFT). Когда поступает подтверждение о доставке материалов, EFT автоматически дебетует банковский счет заказчика и кредитует счет поставщика.

Таким образом EDI размещает заказы, кодировка товара позволяет их отслеживает, а EFT отвечает за платежи.