Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетным лицом является работник организации, получивший авансом наличными сумму денежных средств на предстоящие мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Список лиц, имеющих право получать в кассе деньги в подотчет, утверждается руководителем предприятия. Размер и сроки, на которые выдаются денежные средства, определяется руководителем организации.

Выдача денег в подотчет оформляется расходным кассовым ордером. И при этом деньги выдаются в подотчет, если подотчетное лицо отчиталось за ранее полученные суммы. Передача подотчетных сумм от одного лица другому – запрещена.

За счет подотчетных сумм могут быть приобретены товары в магазине. В этом случае оправдательным документом служит товарный чек, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, а если закупки проводились на рынке или у населения – акты- справки. И к авансовому отчету, кроме документов, подтверждающих приобретение товарно-материальных ценностей, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходный ордер, приходная накладная).

Если подотчетные суммы использовались на оплату почтово-телеграфных услуг, то предоставляются квитанция, чек почтового отделения связи.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя.

Средства подотчетному лицу могут быть выданы так же на командировочные расходы.

Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. При отправлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

√ приказ о направлении работника в командировку (ф.Т-9);

√ командировочное удостоверение (ф.Т-10);

√ служебное задание (ф.Т-10а).

В приказе о направлении работника в командировку указывается пункт назначения; наименования организации; куда командируется работник; срок, цели ее.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем и скрепляется печатью организации. В нем проставляются отметки о выбытии и прибытии командированного лица.

На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и убывших в командировку.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, найма жилья и других расходов.

Днем выезда считается день отправления транспортного средства, а днем приезда – день его прибытия на место постоянной работы.

Полученные подотчетные денежные авансы разрешается расходовать только на те цели, на которые они выделены. В течение трех дней по возвращению из командировки работник обязан представить в бухгалтерию утвержденный руководителем письменный отчет о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных суммах в связи с командировкой.

Согласно Трудовому кодексу РФ организация обязана оплатить командированному сотруднику следующие расходы:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работ в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (кроме такси), включая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, предварительной продаже проездных документов. Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии их подтверждения проездными билетами.

- расходы по найму жилого помещения (в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах) по фактическим затратам, подтвержденными соответствующими документами.

- суточные или полевое довольствие за время пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в т.ч. время вынужденной остановки. Нормы суточных, выплачиваемых при зарубежных командировках, определены Правительством РФ, а при командировках на территории РФ- нормы выплаты суточных должны определяться на основании коллективных договоров или локальных актов организации с учетом положений ст. 168 ТК РФ.

Когда характер командировки предусматривает необходимость дополнительных расходов (телефонные переговоры, почтовые расходы, провоз багажа) руководителем предприятия до направления в командировку работника издается соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов, при наличии такого распоряжения и оправдательных первичных документов (квитанций и т.д.) данные затраты могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия.

Расходы в пределах норм, установленных законодательством (в настоящее время 700 рублей), а также фактически производственные и документально подтвержденные целевые расходы, связанные с командировкой, в облагаемый налогом доход работника не включаются.

По командировочным расходам к вычету принимаются сумы «входного» НДС, уплаченные за услуги по проезду к месту командировки и обратно, услугам гостиниц.

При командировке зарубеж до момента пересечения границы и обратно расходы возмещаются в установленном порядке. В стране пребывания денежные средства во Внешэконом банке командированному работнику обмениваться на иностранную валюту (валютные средства выдаться в размерах, установленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвержденных Минфином РФ).

Авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами должен быть проверен бухгалтером в присутствии подотчетного лица: с точки зрения соответствия расходов назначению аванса, обоснованности и законности, правильности оформления оправдательных документов, соответствующих записей на оборотной стороне авансового отчета этим документам, а величина аванса – фактической выплаты из кассы, также проверяется правильность подсчета арифметического итога.

При необходимости бухгалтер вносит в авансовый отчет исправления; на сумму остатка подотчетных сумм выписывается приходный кассовый ордер и сумма подлежит возврату в кассу организации. Если перерасход суммы и это подтверждено оправдательными документами, то выписывается расходный кассовый ордер на дополнительную сумму. В проверенном авансовом отчете бухгалтер указывает за своей подписью сумму произведенных расходов к утверждению. Авансовые отчеты утверждает руководитель организации

С помощью бухгалтерских проводок бухгалтер указывает направления списания данных сумм из подотчета.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По отношению к балансу этот счет активный. Выдача денег в подотчет отражается по дебету счета, списание – по кредиту счета. Сальдо может быть развернутым.

Основные бухгалтерские проводки:

1. Выданы из кассы организации подотчетные суммы

Д-т 71 К-т 50

2. Согласно авансового отчета списываются подотчетные суммы:

- на закупку с/х продуктов Д-т 44 К-т 71

- на приобретение материалов Д-т 10 К-т 71

- на почтово-телеграфные расходы Д-т 44 К-т 71

- на командировочные расходы Д-т 44 К-т 71

- на сумму «входного» НДС Д-т 19/3 К-т 71

(кроме суточных)

3. Остаток неиспользованных подотчетных сумм возвращен в кассу организации

Д-т 50 К-т 71

4. Удержаны из заработной платы неиспользованные суммы полученного аванса

Д-т 70 К-т 71

5. Начислен налог на доходы физических лиц

Д-т 70 К-т 71

6. Незаконный расход подотчетных сумм отнесен за счет подотчетных лиц

или иных виновников

Д-т 73/2 К-т 71

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами при книжно-журнальной форме учета ведется в журнале ф. № 7 Записи по дебету 71 производятся на основании отчета кассира, а по кредиту – на основании проверенных и утвержденных авансовых отчетов с разметкой в них корреспонденции счетов. После всех записей за месяц в журнале № 7 подсчитываются итоги по каждому аналитическому счету и в целом по балансовому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании месячных итогов составляется один мемориальных ордер по кредиту 71 и дебету разных счетов. При этом не включается сумма в корреспонденции со счетом 50 «Касса», т.к. она отражается в ранее составленном мемориальном ордере по дебету этого счета.

При журнально-ордерной форме учета расчеты с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере № 7. Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет.