Письма.

Правила речи в деловом этикете:

· Прежде всего, не допускаются диалекты;

· Недопустимы жаргонизмы, только профессиональные;

· Недопустимы вульгаризмы;

· Не допускаются просторечия;

Краткость, ясность, точность выражения и убедительность – ваши друзья. Но не стоит жертвовать точностью выражения ради лаконичности.

Древнейшая часть делового этикета – письмо.

\Когда реагировать письменно:

· Если вы получили подарок, принято благодарить либо открыткой, либо письмом.

· Если вам оказали услугу

· Если вы приглашаете малознакомых людей на мероприятие, то лучше обратиться к ним письменно.

· Если у людей произошло несчастие. Соболезнование всегда выражают письменно, причем, в случае смерти человека, письмо пишется от руки. Причем лучше не соболезновать в лоб, а использовать иносказания.

Личные письма, поздравления, благодарности лучше писать от руки.

Когда высадитесь писать письмо, особенно письмо-претензию, психологи не советуют писать в раздраженном состоянии. После написания письма стоит прочитать его как минимум два раза.

Для деловой переписки бумага используется только высокого качества и только белая.

Письма пишутся только с одной стороны, другая всегда чиста.

Обязательно оставлять поля.

Не начинают письмо со слова «Я». Первое предложение лучше сделать безличным. Этикет требует писать разборчиво.

Каждое письмо должно(!) иметь дату. А личное еще и место.

P.S. оставляется в конце письма, после подписи и то, только в том случае, если что-то случилось буквально вот вот.

Складывается письмо всегда текстом вовнутрь, лучше всего, если только один раз.

На бумажные письма принято отвечать в течение 10 дней.

Всегда пишите обратный адрес, его также можно написать под подписью.

Для траурных писем существуют траурные конверты.

Если у вашего адресата есть звание или титул, то лучше его упомянуть, особенно если вы пишете за рубеж.

Если вы передаете письмо с кем-либо, то письмо кладется в конверте, но не запечатывается, это жесть недоверия.

Восклицательный знак ставится после обращения только если вы собираетесь сообщить что-то прям вау, очень экстраординарное.

В деловой переписке, чем более клишированные фразы вы будете подбирать, тем больше официоза будет в ваших отношениях.

Когда вы печатаете деловое письмо, то оно машинописное, на специальных бланках.

Непринято писать деловые письма больше, чем на полторы страницы, причем должна присутствовать нумерация, причем на первой странице номер не ставится, только на втором, начиная с цифры два. (ЕБНВРОТ, ЧТО?!)

Если письмо очень важное, то советуют выбирать крупный и жесткий конверт.

На деловые письма принято отвечать в течение одного дня после его получения.

Письмо состоит из определенного шаблона.

Выбор обращения: «Уважаемый». Деловой этикет рекомендует называть адресата по имени отчеству, если вы не можете их выяснить, то лучше написать «Уважаемы господин…». К известным деятелем культуры, науки то «Многоуважаемый», а к людям государственного уровня или в приглашениях принят «Глубокоуважаемый».

Первый абзац всегда содержит вступительный комплимент, например, за первое письмо.

Введений в деловой переписке не бывает. Сначала пишете об основном, а потом описываете детали.

Э-мейлы.

Здесь нельзя разглашать информацию, которую вы бы не хотели выносить на всеобщее обозрение.

Никогда не разглашайте человеку чужой эл-адрес.

Такие письма должны быть минимальны.

Отвечать на э-письмо следует сразу же после его прочтения, максимум - в этот же день. Принято отвечать даже на письма с испорченной кодировкой, стоит написать, попросить человека переслать письмо.

В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ НЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ СМАЙЛЫ.

В ответе на запрос лучше всего оставить текст предыдущего письма.

НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ! Не пишите человеку письмо с уведомлением о получении. Лучше просто попросить подтвердить получение письма.