Бизнес процессы с помощью Aris

Информационные системы играют важнейшую роль при клиент-ориентированной организации бизнеса и процессно-ориентированном управлении бизнесом. Для выяснения этой роли введем несколько понятий из «процессной» терминологии.

Бизнес-процесс (БП) – это взаимосвязанный набор действий (операций, функций), которые по определенным правилам преобразуют исходные экономические ресурсы в конечные продукты или услуги.

В набор таких действий обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам структурными элементами, расположенными на различных иерархических уровнях организационной структуры предприятия.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации функций в рамках БП, а также характеристики и условия выполнения БП, т. е., другими словами, бизнес-правила – это специальные сведения и особенности конкретной бизнес-деятельности. Вся бизнес-деятельность должна быть проникнута заботой о потребителе, т.е. в каждом БП должны учитываться требования потребителя (качество, стоимость, условия доставки, особенности использования, сервис и т.д.).

Предприятия можно рассматривать как экономические подсистемы, состоящие из ограниченного множества БП, работающих вместе для достижения конечных целей. К БП относятся, например, процесс сбыта и снабжения, процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслуживания клиентов. Лозунг нефтяных компаний «От скважины до бензозаправки» означает БП макроуровня, охватывающий весь технологический цикл компании.

Не существует стандартного списка БП. Каждое предприятие имеет свой собственный перечень БП. Как правило, основу для классификации составляют четыре категории БП – основные, обеспечивающие, процессы управления и развития.

Основными являются те БП, которые создают основные выходы (продукцию или услуги), представляющие ценность для клиента и приносящие основной доход организации. Как правило, основных БП не более десяти.

Обеспечивающими являются БП, которые обеспечивают выполнение основных БП. В общем случае они обеспечивают ресурсами все БП. Количество обеспечивающих БП достигает десятков.

БП управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого БП и организации в целом с учетом полного цикла управления организацией, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонения от плана и формирования управляющих решений.

К БП развития относятся БП совершенствования производимого продукта или услуги или технологии его получения, а также инновационные процессы.

Кроме основных БП, приносящих основной доход организации, можно выделить неосновные БП, которые приносят незначительную долю дохода. Более того, в составе основного БП могут существовать внутренние обеспечивающие подпроцессы, а в составе обеспечивающих можно выделить основной, обеспечивающий и несколько вспомогательных подпроцессов. Обеспечивающие процессы снабжают ресурсами и технологически поддерживают основные БП, а также процессы управления и развития.

К общим обеспечивающим БП относятся формирование спроса нa продукцию или услуги, экономический анализ, финансовое обеспечение, Снабжение, юридическое обеспечение, обеспечение транспортом, ремонт оборудования, обеспечение электроэнергией, обеспечение персоналом, обеспечение охраны труда и техники безопасности, социальное обслуживание.

К процессам развития относят, например, расширение производственных площадей, совершенствование технологий производства или предоставления услуг, внедрение нового оборудования, разработку или внедрение ИС.

Каждый БП характеризуется четко определенными во времени началом и концом; внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими БП внутри организации, либо описывают выход во внешнюю среду; последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой функции, входящей в БП, определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации (события), время и стоимость выполнения и др.

БП можно представить как упорядоченную совокупность таких сущностей как рабочие объекты, ресурсы, организационные единицы, функции, события др. (https://www.interface.ru/fset.asp? Url=/case/defs0.htm)

Рабочий объект – это сущность, над которой осуществляется некоторое действие (преобразование, обработка, формирование). Рабочие объекты могут быть или материальными (сырье, материалы, полуфабрикаты, готовые изделия или финансовыми (платежи, перечисления и др.), или информационными (заказы, накладные, счета и другие документы). Рабочие объекты являются динамическими сущностями, т.е. периодически возникают в БП (закупаются, производятся, формируются), преобразуются в другие объекты и удаляются из БП (продаются, передаются на хранение). Под рабочими объектами можно понимать предметы труда.

Ресурсы — это сущности, с помощью которых осуществляются БП, на пример, оборудование, деньги на расчетном счете, нормативно-справочная ш формация (номенклатуры-ценники, классификаторы) и т. д. Ресурсы, так же и рабочие объекты, могут динамически изменять свое состояние (конкретные экземпляры ресурсов в течение жизненного цикла, но в отличие от рабочих объектов используются в системе в течение нескольких циклов воспроизводства, т.е. находятся в системе постоянно и в этом смысле являются статическими. Под ресурсами можно понимать средства труда.

Разделение сущностей на рабочие объекты и ресурсы зависит от использования их в том или ином БП, поскольку в одном БП сущность может выступать в роли рабочего объекта (например, предприятие самостоятельно ремонтирует некоторое оборудование), а в другом эта сущность используется в качестве ресурса (оборудование используется в производственном процессе).

Организационные единицы (предприятия, подразделения, персонал, отдельные исполнители) – это частный случай ресурсов, представляющих собой объединение исполнителей, которые используют другие ресурсы для выполнения БП. Одно и то же подразделение может участвовать в нескольких БП. [30]

Функция или бизнес-функция (работа, действие, операция) преобразует входные рабочие объекты в выходные или модифицирует их. Последовательность взаимосвязанных по входам и выходам функций составляет БП. Функция БП может порождать рабочие объекты любой природы (материальные, денежные, информационные).

По степени информатизации выделяют автоматические, интерактивные, экспертные и неавтоматизированные функции. Автоматические функции выполняются ЭВМ без участия человека, например, составление стандартных отчетов или проведение математических расчетов. Интерактивные функции выполняются ЭВМ и человеком в диалоговом режиме. Экспертные функции выполняются человеком на основе рекомендаций (команд), подготавливаемых ЭВМ. Неавтоматизированные функции выполняются человеком без использования ЭВМ.

События описывают различные условия протекания БП. Эти условия связаны с происходящими событиями во внешней среде или в самих БП (например, заказ принят, отвергнут, отправлен на корректировку), которые изменяют состояния объектов, ресурсов, организационных единиц. Таким образом, событие фиксирует факт завершения выполнения некоторой функции и перехода объекта в новое состояние или появления нового объекта. Новые состояния объектов вызывают выполнение новых функций, которые создают новые события и т.д., пока не будет завершен некоторый БП. Таким образом, последовательность событий составляет конкретную реализацию БП.

Каждое событие описывается с двух точек зрения: информационной и процедурной. Информационно событие отражается в виде некоторого сообщения, фиксирующего сам факт выполнения некоторой функции, изменения состояния и появления нового объекта. Процедурно событие вызывает выполнение других функций и поэтому для каждого состояния объекта должны быть заданы описания вызовов других функций. Таким образом, события выступают в управляющей роли для выполнения функций БП и определяют направления материальных, информационных и финансовых потоков в зависимости от конкретной ситуации.

У каждого БП есть границы, интерфейс и владелец. Границы БП – граница входа, которая предшествует первой операции процесса, и граница выхода, которая следует за его последней операцией. Интерфейс БП – организационный, информационный и технический механизм, посредством которого БП взаимодействует с предшествующим и последующим БП. Владелец БП – лицо или, группа лиц, отвечающие за БП и имеющие полномочия изменять его с целью усовершенствования.

Выделение БП, их описание, анализ и оптимизация – колоссальный резерв: для повышения конкурентоспособности и эффективности работы компании. При совершенствовании БП на предприятии преследуют различные цели, например, стремятся улучшить их организацию, согласовать выполняемые работы, уменьшить затраты, ускорить работу и т.д. Цели совершенствования БП можно строго сформулировать. Например, возможны следующие формулировки целей совершенствования БП.

Бизнес-процесс «построение учебного процесса»

Рис 4. Такое построение учебного процесса берет начало еще с советских времен. Но время не стоит на месте, поэтому преимуществ у такого процесса не осталось, так как подход к процессу формальный и не учитывает интересов участников. Рассмотрим + и – такого подхода.

Достоинства:

1) Спланировать занятие гораздо легче, поскольку формат разграничен четко (лекция, семинар)

2) Контроль над уровнем студентов, более просто осуществляется, так как проверка знаний происходит по определенным критериям.

Недостатки:

1) Формальная оценка знаний не позволяет в полной мере оценить возможности студента и направить их в нужное русло.

2) Отсутствие обратной связи между преподавателем и студентом. Из-за формализованности учебного процесса, передача информации, происходит только от преподавателя студенту. Живого общения, как правило, не получается. Доказано, что если при передаче информации нет обратной связи, она искажается или усваивается не том объеме, поскольку психика построена таким образом, что усвоение информации происходит эффективнее, если получатель поделится своей информацией с источником.

3) Монотонность работы. На паре студентам приходится выполнять 1 функцию, либо писать, лекцию либо делать практику. Такой подход быстро утомляет студента, поскольку отсутствует смена деятельности, позволяющая поддерживать активность мозга.

4) Как показывает практика, у подавляющего большинства студентов, нет интереса к изучаемым предметам, причины указаны выше. В следствие пропадает интерес к профессиональному росту в дальнейшем.

Предложения по устранению недостатков

Первый недостаток о котором пойдет речь это формальная оценка знаний. Преподаватели с предложенной выше оптимизацией смогут, выявить способности студентов. Метод активного диалога, позволяет обмениваться информацией со студентом, что позволяет найти контакт и оценивать студента более объективно.

Второй недостаток, отсутствие обратной связи между преподавателем и студентом. Обратная связь возникает, к примеру тогда, когда преподаватель рассказывая новый материал, демонстрирует его на практике, у студентов в таких случаях появляются вопросы и начинается диалог.

Когда же подается один только лекционный материал, студент пассивен и не воспримет информацию должным образом.

Третий недостаток, монотонность работы. При предложенном подходе студент переодически переключается с лекционной на практическую информацию. Это позволяет включать разные отделы мозга попеременно, что повзоляет мозгу отдыхать и оставаться активным в течении учебного часа.

Четвертый недостаток, частично будет устранен. Если студент усвоил информацию, у него появится мотивация усвоить новую. Интерес таким образом постепенно проявится.