Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками. Формирование задолженности, если она выражена в рублях, иностранной валюте.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен активно-пассивный счет 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками".

Счет 62 дебетуется со счетами 90 " Продажи", 91 " Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Счет 62 кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов). При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

На счете 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" отражаются суммы полученных авансов, а также возникающие суммовые и курсовые разницы.

При получении авансов в учете будут произведены записи по дебету счетов денежных средств (50 " Касса", 51 " Расчетные счета", 52 " Валютные счета") и кредиту счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками по полученным авансам".

Положительные суммовые и курсовые разницы, возникающие по обычным видам деятельности, отражают записями по дебету счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета 90 " Продажи".

Отрицательные суммовые и курсовые разницы отражают в учете обратной записью.

По дебету счета 62 у предприятия возникает дебиторская задолженность за отгруженную и неоплаченную покупателями и заказчиками продукцию (работы, услуги). Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались, или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом (счет 007 " Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов") в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В соответствии с п. 12 ПБУ 10/99 суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания, включаются в состав внереализационных расходов.

Организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями.

На сумму создаваемых резервов делаются записи по дебету счета 91 " Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 63 " Резервы по сомнительным долгам".

Аналитический учет по счету 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям или заказчикам счету. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о задолженности:

– по покупателям и заказчикам по расчетным документам срок оплаты которых не наступил;

– покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам;

– авансам полученным;

– векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

– векселям, дисконтированным (учтенным в банках);

– векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется в ведомости № 5.

Организации, приобретающие за плату товарно-материальные ценности, работы и услуги, носят название покупателей или заказчиков. Учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется на счете 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками", по дебету которого отражается задолженность за товары, работы и услуги, а по кредиту - погашение задолженности. Векселя, полученные организацией в счет поставки товаров, работ и услуг, учитываются по дебету счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет " Расчеты по векселям полученным", погашение векселей - по кредиту указанного субсчета. При расчетах с покупателями организация-поставщик может получить от них аванс или предварительную оплату, эти суммы будут отражены по кредиту счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" субсчет " Расчеты по авансам полученным". В дальнейшем эти суммы будут зачтены в счет окончательных расчетов по дебету указанного субсчета.

В бухгалтерском учете у организаций применяется метод определения выручки по моменту отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, т.е. метод начисления. Для целей налогообложения организация может определить в своей учетной политике и кассовый метод, т.е. метод определения выручки от реализации по мере поступления денег за товары, работы, услуги в кассу или на счета в банках. Иными словами, метод начисления предполагает уплату налогов в бюджет до поступления денег от контрагентов по сделкам, а кассовый метод - после поступления денег, в этом случае возникает отсрочка по платежам налогов в бюджет.

Статьей 273 НК РФ определено, что организации, за исключением банков, имеют право на определение даты получения дохода (осуществления расхода) по кассовому методу, если в среднем за предыдущие четыре квартала сумма выручки от реализации товаров, работ, услуг этих организаций (без учета НДС) не превысила одного миллиона рублей за каждый квартал. Расходами при кассовом методе признаются затраты после их фактической оплаты. Если же организация, перешедшая на кассовый метод определения доходов и расходов, в течение налогового периода превысит предельный размер суммы выручки, то она обязана перейти на определение доходов и расходов по методу начисления начиная с того налогового периода, когда было допущено такое превышение.

В бухгалтерском учете выручка от реализации товаров, работ, услуг методом начисления отражается по дебету счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета 90 " Продажи" субсчет 1 " Выручка". При кассовом методе отражения выручки будут дебетоваться счета учета денежных средств 50 " Касса", 51 " Расчетные счета" и т.п., а кредитоваться счет 90 " Продажи" субсчет 1 " Выручка".

В условиях рыночных отношений у организаций, отгрузивших товары, выполнивших работы, оказавших услуги, остается риск неуплаты со стороны своих контрагентов но договорам. В связи с этим у них могут образоваться сомнительные, и даже безнадежные долги. Согласно ст. 266 НК РФ сомнительным долгом признается любая задолженность, если она не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. Безнадежным долгом признается долг, но которому истек установленный срок исковой давности, т.е. три года, а также такой долг, по которому обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Организация может создать резерв по сомнительным долгам для списания дебиторской задолженности, который учитывается на счете 63 " Резервы по сомнительным долгам". Резерв создается за счет прочих расходов, при этом резервируются суммы по каждому долгу, признанному организацией сомнительным, на основании акта о проведении инвентаризации задолженности. В учете делается запись по дебету счета 91 " Прочие доходы и расходы" субсчет 2 " Прочие расходы" и кредиту счета 63 " Резервы по сомнительным долгам".

Суммы безнадежных долгов списываются в уменьшение резерва по истечении срока исковой давности и в учете делаются записи по дебету счета 63 " Резервы по сомнительным долгам" и кредиту счета 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками".

Если должник погасил свой долг, то неиспользованные суммы резерва присоединяют к финансовым результатам отчетного периода, который следует за периодом создания резерва, и в учете делают записи по дебету счета 63 " Резервы по сомнительным долгам" и кредиту счета 91 " Прочие доходы и расходы" субсчет 1 " Прочие доходы".

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее - Положение по бухучету и отчетности), списание в убыток задолженности не является ее аннулированием. Поэтому она должна числиться за балансом на счете 007 " Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лег.

При отсутствии резерва безнадежная задолженность списывается по истечении срока исковой давности на финансовые результаты в дебет счета 91 " Прочие доходы и расходы" субсчет 2 " Прочие расходы".