Основы аудита в делопроизводстве

Понятие аудита - аудит делопроизводства – это анализ деятельности компании в области документационного обеспечения управления организации. Он включает в себя проверку документации на предмет соответствия внутренним локальным актам и законодательству Российской Федерации, а также проверку организации работы с документами.

Основная цель аудита – контроль соблюдения сотрудниками компании требований законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.

Законодательством РФ не закреплены обязательность и периодичность аудиторской проверки делопроизводства, но его целесообразно проводить самостоятельно, если компания стремится к постоянному контролю сферы делопроизводства. Аудит делопроизводства позволяет получить достоверную информацию о фактическом уровне документационного обеспечения управления и профессиональной компетенции сотрудников.

С точки зрения планирования аудит делопроизводства может быть плановым и внеплановым.

Аудит делопроизводства состоит из нескольких основных этапов:

1. Подготовительный этап;

2. Проведение аудита;

3. Подведение итогов и оформление отчёта;

4. Устранение замечаний.

Подготовительный этап

На данном этапе необходимо продумать все организационные моменты проведения аудита и определить: основные цели и задачи аудита, состав комиссии, подразделения, в которых будет проводиться проверка, сроки проведения, перечень проверяемых документов и пр. При этом задачи аудита документально фиксируются, проверяемые подразделения уведомляются о проверке, и члены аудиторской комиссии, при необходимости, предварительно знакомятся с имеющимися нормативными материалами компании.

Основной этап – проведение аудита

На этом этапе члены аудиторской комиссии проверяют соответствие реального положения вещей с закреплёнными нормами, действующими нормативными документами и пр.

Основной этап может состоять из следующих процедур:

1. Сверка документов – проверка фактического наличия документов. Сверку документов можно проводить по номенклатуре дел проверяемого подразделения.

2. Проверка документации – детальное изучение текстов документов для выявления ошибок оформления. Правила оформления основных видов документов либо указаны в инструкции по делопроизводству организации, либо в качестве эталона можно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Анализ делопроизводственных процессов – детальное изучение схем прохождения входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов в компании. Данный этап очень важен, в случае, если проверка предшествует внедрению системы электронного документооборота. Эта процедура позволит собрать информацию для оптимизации работы не только службы документационного обеспечения управления, но и всей компании

Подведение итогов и оформление отчёта

По завершению аудита проверяющие лица должны составить отчёт о текущем состоянии делопроизводства, зафиксировать выявленные недостатки и дать предложения по оптимизации процесса. Форма отчёта может быть разная: отчёт, справка о проведённой проверке, протокол и т.д. за подписью представителя или всех членов аудиторской комиссии.

Результаты предоставляются на утверждение или ознакомление заинтересованным подразделениям и должностным лицам.

Поскольку целью аудита делопроизводства является не только отражение объективной картины, но и возможность корректировки и оптимизации процесса работы с документами, то необходимо также подготовить рекомендации по устранению нарушений.

Устранение замечаний

Данный этап является конечной целью аудиторской проверки.

В случае выявления несоответствий при проверке целесообразно создать общий план по устранению нарушений с указанием сроков и ответственных лиц. Разработку детальных планов можно поручить непосредственно представителям подразделений, в которых проводился аудит.

В список работ, по устранению замечаний могут входить как работы по устранению отклонений от норм, так и работы по корректировке своих внутренних норм.