Понятие о классификации документов в архивах

Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов.

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения (общественной организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Признаком самостоятельности учреждения-фондообразователя является его функциональная (организационная) обособленность. Для такого учреждения характерно наличие правового акта о его образовании, компетенции, задачах, порядке деятельности (закона, указа, декрета, постановления, приказа, положения, устава и т.п.); самостоятельного баланса (сметы) и расчётного счёта в банке; штатного расписания; гербовой печати, собственных бланков и т.д.

Часть документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединённый архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединённым архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчинённость, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др., для лиц – родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединённых по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

Работа по фондированию документов осуществляется:

-в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

-в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в государственные архивы;

-в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования, описании документов, переработке описей.

20.1 Официальная переписка организации: требования к оформлению и состав

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между органи-зациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,

«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,

«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,

затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,

завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).