Использование технологий Интернет в документационном обеспечении управления 2 страница

-- Проектная документация для строительства

Проектная документация (ПД) для строительства - совокупность технических документов, фиксирующих процесс и результаты проектирования объектов капитального строительства. Проектная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, а также содержит сведения о стоимости работ.

В процессе проектирования объектов капитального строительства создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Стадии разработки, содержание и состав ПД для строительства устанавливаются законодательными актами, государственными стандартами, ведомственными инструкциями и уточняются проектами-эталонами, утвержденными министерствами и ведомствами с учетом особенностей конкретных отраслей промышленности и видов строительства. Разработка проектной документации осуществляется на основании задания на проектирование (плановое, проектное, архитектурно-планировочное задание) или технического задания.

-- Специальная документация

При проектировании объектов капитального строительства создаются некоторые виды специальной документации, откладывающиеся в проектных организациях и не поступающие в специальные фонды:

- материалы по изысканиям в строительстве (полевые журналы, нивелировочные книжки, журналы буровых работ с эскизами и геологической документацией, планшеты геосъемок, журналы по описанию пройденных работ и др. документация);

10.1 Действующие нормативно-методические документы, регламентирующие организацию и технологию делопроизводства в Российской Федерации Нормативно-методические документы, регламентирующие ОиТ ДОУ – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

-Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

- Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» -устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

-Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

-Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 52-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы гражданский правоотношений;

-Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 г. № 197-ФЗ) – Содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

-Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

-Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.06.1993 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов;

-Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) от 25 мая 1988 г. N 33 – общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

-ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.052.1998 №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

-ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.Стандарт ввел: новые реквизиты, небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

-Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.09.2009 №477 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами.

-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов

10.2 Акт как информационный документ. Разновидности актов. Требования к оформлению актов. Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

В заголовке к тексту акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта строится по схеме:

- основание;

- составлен комиссией в составе…;

- председатель;

- члены комиссии.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

акт документ реквизит оформление

уществует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др

10.3 Нормативная база ведения личного дела в Российской Федерации. Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:

— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);

— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);

— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;

— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:

— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);

— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;

— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;

— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.

Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.

11.1 Юридическая сила документа, её нормативная основа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов [6, 28].

При подготовке документа обычно сначала создают его проект, который проходит процедуру редактирования и согласования.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*

Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Реквизиты:

Наименование организации-автора;

- Наименование вида документа

- Дата (хх.хх.хххх);

- Регистрационный номер;

- подпись;

- печать

- гриф утверждения(Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата); Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №))

- виза согласования (включает в себя наименование должности, роспись, расшифровка и дата. Располагается ниже подписи или на оборотной стороне)

- гриф согласования. (СОГЛАСОВАНО приказом зам директора от и № или СОГЛАСОВАНО юрисконсультант роспись, расшифровка и дата. Располагается ниже подписи, а в тех случаях, когда документ утверждается – верхняя часть страницы на уровне грифа утверждения.)

11.2 Основные задачи секретаря, связанные с хранением и обработкой документов -Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

-Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

-Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

-Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

-Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

-Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

-Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.

11.3 Технические и сервисные функции секретаря В обязанности секретаря входит:

1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок руководителя.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и участие в работе совещений.

8. Организация дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение руководителя от рутинных операций.

10. Информационное обеспечение.

11. Оформление банковских счетов.

12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.

13. Соблюдение положительных правил техники безопасности.

14. Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.

16. Организация общих собраний и

12.1 Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Формуляр документа Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют " формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-97 установил 29 реквизитов:

01 - Государственный герб РФ; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)04 - код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10- наименование вида документа; 11- дата документа; 12 - регистрационный индекс (номер) документа; 13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа; 14- место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст; 21 - отметка о наличии приложений; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

12.2 Документирование уничтожения документов с истекшими сроками хранения После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.

Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

12.3 Ведение трудовых книжек: правила заполнения сведений Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа.

Порядок оформления этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»).

(В соответствии со статьей 66 ТК РФ)

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся:

-Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность

-Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение

-Сведения о награждениях и поощрениях

-Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины всегда отмечаются в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т.д. вносятся администрацией после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее срока со дня его издания, а при увольнении – в день увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Работнику должна быть предоставлена возможность контролировать правильность ведения его трудовой книжки. После увольнения все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях при необходимости администрация выдает заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки

13.1 Автор документа. Порядок обозначения наименования организации - автора документа. Подпись и печать как признаки автора Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. 1

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит " Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.6 При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

бланк организации;

бланк структурного подразделения;

бланк должностного лица.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Но иногда на документах можно увидеть факсимиле. Это очень удобный заменитель, точно копирующий рисунок собственноручной подписи. Но юридическая сила факсимиле и подписная разная.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.

Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица -- председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

В состав реквизита " подпись" входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

13.2 Описание дел для передачи в архив Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

-на дела постоянного хранения;

-дела временного (свыше 10 лет) хранения;

-дела по личному составу;

-дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

-порядковый номер дела (тома, части) по описи;

-индекс дела (тома, части);

-заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

-даты дела (тома, части);

-количество листов в деле (томе, части);

-срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

-порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

-порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

-графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

-при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами " То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

-графа описи " Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

13.3 Обязанности секретаря по организации работы приёмной руководителя Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на три вида:

1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам

2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

деловые отношения с сотрудниками фирмы.

14.1 Обозначение адресата. Правила написания и место указания адресата в формуляре документа Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация.

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.