Организация переговоров, совещаний, презентаций

При подготовке совещаний:

-проведение раб.совещания должно быть действительно необходимым и важным, сов-е для реального решения серьезных вопросов;

-на повестку дня выносятся только те вопросы, кот.не могут быть решены в рабочем порядке;

-вся необх.информация должна готовиться только специалистами для обеспечения высок.проф.ур-ня принимаемых упр.решений;

-осн.задача дел.сов. – решение конкр.проблем, а не поиск виновных;

-эф-ть дел.совещаний обратно пропорциональна числу его участников, чем меньше участников, тем больше эф-ть;

-от каждого выступающего руководитель совещания должен требовать конкр.предложений;

-за осуществление предложений должны отвечать лица, предложившие их;

-если работа поручена неск.исполнителям, то рук-ль назначает отв.лицо, с кот.секретарь будет работать;

-каждое совещание заканчивается принятием конкр.решения, назначены отв.лица, исполнители, уточнены виды работ и установлены сроки;

-на кажд.последующем совещании оглашается выполнение решений. Принятых на предыдущем совещании.

Секретарь обязан к совещанию:

-убедиться в достоверности и точности содержания полученной инф-ции;

-зафиксировать повестку дня в рабочем журнале, ежедневнике;

-оповестить всех приглашенных о факте совещания, о порядке проведения по телефону или письм.оповещениями.

Из содержания указаний рук-ля секретарь должен выяснить следующее:

-круг должн.лиц, привлекаемых к совещанию;

-общий порядок проведения совещания (проект программы совещ.);

-состав инф.материалов, необх.для подготовки и участия в намеченном совещании (справочные материалы, статистические данные). Со всем этим руководитель должен ознакомиться заблаговременно. Руководитель должен составить проект своего выступления.

В процессе подготовки совещания секретарь участвует в контроле за выполнением:

-организационное обеспечение сов. (контроль за подготовкой помещения: наличие тех.средств, обеспечение раб.мест, наличие письменных принадлежностей);

-инф.обеспечение сов. (списки участников, демонстрационные материалы: слайды, ведение стенограммы, протокола);

-материально-техническое и бытовое обеспечение совещания (встреча и размещение уч-ков, обеспечение автотранспортом, билетами на общ.транспорт, питание, проживание, досуг).

6.1 Свойства и функции документа Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение. Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Свойства документа. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств):

1. атрибутивность документа – т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых –информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь). Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Между информацией и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2. функциональность документа – т.е. его предназначенность для передачи в пространстве и времени. Документ – многофункциональный объект, он выполняет множество функций, обусловленных потребностями общества в информации, знаниях.

3. структурность документа – т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность, сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист).

Документ может быть:

-носителем информации (в сфере информационных технологий);

-средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

-способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

-источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны.

К основным функциям документов можно отнести:

-информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

-управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

-правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

-организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

-научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Св-ва документа: юр.сила, оригинальность, подлинность, копийность документа.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность..

.Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.