Вопрос 11. Общие правила организации рабочего времени секретаря

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

приведение в порядок рабочего места руководителя;

подготовка к работе своего рабочего места;

обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

просмотр контрольной картотеки;

доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 1230, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12*5 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

Вопрос 12. Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы
привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий
день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и
зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения
руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный
секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию,
предварительно не проработав ее, должен выделять основную мысль путем подчеркивания
фломастером или марке ром.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания,
приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах
и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в
своем календаре-органайзере.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности
исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-
справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на
текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен
сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие
записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность
мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря
по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись " в
15: 00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: " 14: 20 -
напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы
подал машину не позднее 14: 30".
10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим
исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение
всего дня).
12.Подшивка исполненных документов в дела.
13.Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя
отработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19. Наметить мероприятия на следующий день.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ
20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о
необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием
делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня,
обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ
сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.